Gemeente Gislaved: 'Het moet makkelijk zijn om dingen goed te doen'

In Zweden lopen ze voorop als het om digitalisering gaat. En net als in de rest van Europa speelt privacy daarin een belangrijke rol. Steeds meer Zweedse gemeentes en andere instellingen kiezen voor Smartlockr om belangrijke databeveiligingskwesties met een simpel platform te regelen.

Zo ook de gemeente Gislaved. De afgelopen jaren was het opbouwen van een goede netwerkstructuur en een digitale infrastructuur daar een van de belangrijkste prioriteiten. Henrik Linde, IT-manager bij de gemeente Gislaved, vertelt dat dit project deels de reden was waarom ze op zoek gingen naar een databeveiligingsplatform. En waarom ze uiteindelijk voor Smartlockr kozen.

Henrik Linde, IT-manager gemeente Gislaved  

Niet alleen de IT-afdeling, ook alle andere afdelingen binnen de gemeente hadden behoefte aan een veilig communicatieplatform. In eerste instantie zochten ze naar een platform om beveiligd bestanden te kunnen verzenden. En dat op een eenvoudige, moderne manier die voor iedereen goed werkt: van verpleegkundigen tot leraren. (in Zweden vallen onderwijs en zorg onder gemeentetaken)

"We zagen dat Smartlockr een platform is waarmee we onze problemen vandaag kunnen oplossen, en niet pas over twee jaar."

"In het verleden gebruikten we Ftp-servers. Elke organisatie had daarbij zijn eigen manier van werken. Er was geen uniforme oplossing voor de hele gemeente. Daarom was het tijd om een stap terug te doen en een gezamenlijke oplossing te vinden die werkt onafhankelijk van waar je werkt binnen de organisatie."

Een geïntegreerde aanpak heeft veel voordelen

Precies daarom was het ook belangrijk voor de gemeente Gislaved om een eenvoudig proces voor veilige communicatie te maken. Ze zochten een oplossing die niemand hinderde in zijn dagelijkse werk. Henrik legt uit dat de gebruiksvriendelijkheid van Smartlockr en de integratie met de bestaande Microsoft-omgeving van Gislaved er grotendeels aan hebben bijgedragen dat ze voor Smartlockr hebben gekozen.

"Bij dit soort keuzes moet je altijd rekening houden met je digitale verleden. Hoe werken de medewerkers met de bestaande techniek? Kunnen ze een andere oplossing aan? Er worden steeds meer digitale tools geïntroduceerd en uiteindelijk worden de gebruikers het beu.

"De alternatieven voor Smartlockr waren traditionelere systemen met aparte programma's, met een eigen werkwijze, losse e-mailclients, enzovoort. Het voelde voor mij allemaal erg ouderwets."

Een platform dat volledig integreert met de bestaande manier van werken heeft veel voordelen. Je kunt de gebruikers hiermee geruststellen dat ze op dezelfde manier kunnen blijven werken als ze gewend zijn. Met Smartlockr zorgen we ervoor dat de beveiliging automatisch wordt geactiveerd. Het verzenden gebeurt dan op verschillende manieren waar we een regelgevend kader voor hebben opgezet. Maar de gebruiker werkt in de bekende en vertrouwde workflow waarmee ze altijd al e-mails of bestanden verzenden."

Een goede gebruikerservaring

En wat zijn de ervaringen van de gebruikers in de gemeente Gislaved? Wat voor feedback heeft de IT-afdeling gekregen van de mensen die Smartlockr elke dag gebruiken? Volgens Henrik zijn ze erg positief!

"Smartlockr gebruiken is makkelijk voor alle medewerkers. Je ziet goed hoe het nu al geïntegreerd is in hun vertrouwde manier van werken. Het kost de gebruikers dus ook geen extra tijd. De belangrijkste feedback die we krijgen is dat eigenlijk het allemaal erg eenvoudig werkt. En dat is toch wat mensen belangrijk vinden en waarderen."

Afbeelding: https://www.linkedin.com/company/gislaveds-kommun/

Minder gebruikersgerelateerde handelingen

Henrik ziet in de hele gemeente Gislaved een flinke toename in het aantal veilig verzonden berichten. Daaruit blijkt dat het platform goed wordt gebruikt. Henrik schat dat waar eerst zo'n 5% veilig werd verzonden, dat nu is opgelopen tot 25%.

"Dat is te danken aan het feit dat de gebruikers geen nieuwe e-mailclient hoeven te leren. Ze kunnen blijven werken zoals ze gewend zijn. De integratie in onze bestaande software heeft de beveiliging veel makkelijker voor ze gemaakt." Een ander positief gevolg van de vereenvoudigde, geïntegreerde aanpak is dat het werk van de IT-afdeling ook eenvoudiger is geworden.

"We krijgen veel minder gebruikersgerelateerde vragen om af te handelen. Eerst moesten we vrij veel handmatig ingrijpen om verschillende afdelingen en eenheden te helpen met het verzenden van bestanden of soortgelijke problemen. Dat is bijna volledig verdwenen nu we dit platform gebruiken. En naarmate we Smartlockr over meer afdelingen uitrollen neemt het aantal gebruikersvragen ook nog steeds af. Voor ons is dit geweldig bevallen."

Aan de basis van een langdurige relatie ligt een transparante dialoog

Henrik gelooft dat een groot deel van hoe goed Smartlockr voor hen heeft gewerkt, komt door de samenspraak en het contact dat ze hebben gehad met de klantenservice en ondersteuning van Smartlockr. Zowel tijdens het implementatieproces, maar ook daarna.  

"Je wilt een nieuwe leverancier leren kennen en tijdens de eerste gesprekken duidelijk maken dat iemand weet wie we zijn, wat we doen en wat onze behoeften zijn. Ook vind ik het belangrijk dat je je op je gemak voelt bij zo'n belangrijke partner als een software-leverancier. Als gemeente zijn we namelijk op zoek naar een langetermijnrelatie.

"De implementatie verliep heel soepel!"

Ik heb het gevoel dat dat gelukt is. Ik merk het aan de geregelde gesprekken die we met jullie hebben en ook aan mijn collega's, die het implementatieproject hebben begeleid.

Wij geven feedback, jullie geven feedback en we kunnen met Smartlockr in gesprek gaan als er iets is. Er is altijd een uitwisseling. En dit moet heel transparant zijn, zodat beide partijen tevreden zijn. En zodat je weet wat je krijgt. Daar zijn we heel blij mee geweest."

Zou gemeente Gislaved Smartlockr aanbevelen?

Last but not least moeten we natuurlijk vragen: 'Zou je Smartlockr aanbevelen aan anderen die op zoek zijn naar een manier om veilig te communiceren?'

"Ja, dat zou ik zeker doen. En ik zou dat doen met het oog op de oplossingen die jullie al in huis hebben. Als je uit een meer traditionele Microsoft 365-omgeving komt, met Outlook en zo, dan zou ik zeggen dat Smartlockr een zeer, zeer goede optie is. Juist vanwege het gemak waarmee het in bestaande processen kan worden ingepast. Dit betekende dat de drempel om te beginnen niet zo groot was zoals bij andere oplossingen."

Wil je meer weten over hoe Smartlockr ook jouw organisatie kan helpen? Boek via de knop rechtsboven een gratis gesprek met een van onze veilig e-mailen experts of download een van onze gratis white papers en lees meer over hoe je datalekken buiten de deur houdt.