Je hebt het vast weleens meegemaakt: je wil een groot bestand – of zelfs meerdere bestanden - sturen, maar komt er dan achter dat dit niet lukt. Wat doe je dan? Stuur je dan meerdere e-mails met de bestanden, verstuur je het per post of wijk je uit naar diensten zoals WeTransfer, die het mogelijk maken om grote bestanden te versturen?
Het is een vraag die we wekelijks te horen krijgen: we delen nu eenmaal veel bestanden en informatie met elkaar. Dat we dit snel, veilig een eenvoudig willen doen is dan ook geen verrassing.
Waarom je grote bestanden het best via e-mail kan delen:
E-mail biedt hierbij de oplossing, als je van de juiste functionaliteiten gebruik maakt. Waarom? Het is namelijk:
-
Veilig
Door het gebruik van zero-knowledge end-to-end encryptie heeft alleen de bevoegde ontvanger toegang tot je bestanden;
-
Snel
Binnen no-time de heeft de ontvanger de bestanden binnen. Dit scheelt je als organisatie niet alleen veel tijd, maar verhoogt ook de effectiviteit in het proces.
-
Efficient
Bestanden kunnen elk moment van de dag worden verzonden, ongeacht tijdstip of locatie van zowel de verzender als de ontvanger.
-
Overzichtelijk
Je kan altijd terugzien wat er is verstuurd en naar wie.
-
Een middel om in controle te blijven over je bestanden
Tijdens het versturen van grote bestanden per mail, zijn er veiligheidsopties die verkeerd verzonden bestanden kunnen terugtrekken. Denk hierbij aan bestanden die per ongeluk naar de verkeerde persoon zijn verzonden en mogelijk kunnen leiden tot een datalek.
Tijdens het delen van grote bestanden kan je tegen verschillende problemen aanlopen. Zo is er vaak een bestandslimiet en zijn er geen aanvullende opties voor het versturen van privacygevoelige gegevens. Gelukkig is daar ook een oplossing voor.
Grote bestanden delen? Overweeg een veilige e-mailoplossing
Dan nu het antwoord op de vraag, hoe grote bestanden veilig kunnen worden verstuurd. Het is heel simpel: met standaard e-mail zijn er teveel risico’s, want ofwel de bestanden kunnen niet worden verstuurd of dit kan niet helemaal veilig worden gedaan.
Met een e-mailoplossing zoals Smartlockr kan dit eenvoudig worden verholpen:
- Binnen Outlook is er een bestandslimiet vastgesteld, waardoor het verzenden van grote bestanden niet wordt ondersteund. Smartlockr maakt het wel mogelijk om bestanden, groter dan de toegestane limiet in Outlook, te versturen. Verstuur je een groot bestand, dat zelfs terabytes bevat? Dan wordt Smartlockr automatisch geactiveerd, zodat het bestand eenvoudig kan worden verstuurd;
- Bestanden die het limiet van Outlook overschrijden, worden met Smartlockr als openbaar bestand verzonden. Dit betekent dat ontvangers een link ontvangen, waarna ze worden doorverwezen naar de omgeving waar de bestanden te downloaden zijn. Het werkproces wordt hierdoor niet verstoord;
- Smartlockr heeft een handige functie om het versturen van grote bestanden eenvoudig te houden. Aanvullende tools zijn hier dus niet nodig. Hierdoor mail je veilig, vanuit de eigen omgeving waarbij de bestanden in eigen beheer blijven.
Het versturen van bijvoorbeeld complete patiënten- of cliëntendossiers hoeft dus niet meer lastig te zijn. Kies je voor een oplossing zoals Smartlockr, dan is het mogelijk om grote bestanden te delen en veilig te werken. Win-win dus!
Het kunnen versturen van grote bestanden is één van de dingen die je werkproces makkelijker maken. Maar er is meer. Wat maakt e-mail veilig en welke functionaliteiten sluiten aan op de behoeften van je organisatie?