Regie in eigen handen – zo kwam Cedrah uit bij Smartlockr

Jan-Jaap van Duin is Afdelingshoofd ICT bij Cedrah, specialist in ouderenzorg op meerdere locaties in Zeeland en Zuid-Holland. Van Middelburg tot Moerkapelle, ruim 900 cliënten rekenen elke dag op de professionele zorg van ongeveer 1400 werknemers.

Veel providers, weinig oplossingen

Jan-Jaap werkt al bijna 12,5 jaar bij Cedrah en vindt het dan ook een fijne organisatie om voor te werken. We blikten met hem terug in de tijd op het ontstaan van de samenwerking tussen Cedrah en Smartlockr:

"Ik denk dat veel zorgorganisaties de volgende worsteling wel zullen herkennen: in de (veilige) communicatie ben je heel vaak afhankelijk van de andere partij, zoals het ziekenhuis, de apotheek of de huisarts. Qua veilige communicatie ben je als zorginstelling dan vaak genoodzaakt om andere partijen hierin te volgen. Het resultaat was dat we iets van 4 of 5 verschillende applicaties hadden om bestanden en e-mails veilig heen en weer te sturen.

Zo gebruikte men in Zuid-Holland veelal ZorgDomein. De cliëntadministratie op haar beurt gebruikte Zorgmail.
Zorgdomein, Zorgmail, Zivver…iedereen gebruikte z’n eigen systeem. Met Smartlockr hebben we dat probleem niet meer. 

Eigenlijk was dat een van de voornaamste redenen om voor Smartlockr te kiezen: hiermee konden we de regie weer in eigen handen nemen en weer bij 1 applicatie uitkomen.

Nu is het wel zo dat andere providers met verschillende opties op tafel kwamen, maar het was het totaalplaatje dat Smartlockr aantrekkelijk maakte. Zo kunnen we met Smartlockr behalve veilig e-mailen ook beveiligde (grote) bestanden heen en weer sturen. We hebben bijvoorbeeld net twee nieuwbouwprojecten achter de rug, dus je kan je voorstellen dat er bouwtekeningen heen en weer werden gestuurd. Dat gebeurde nog met Dropbox en WeTransfer, simpelweg minder betrouwbare manieren. Daar bood Smartlockr wel echt een uitkomst.

We hebben nu een projectleider nieuwbouw, die moet tekeningen van soms wel 40 MB doorsturen. Normaal gesproken lukt zoiets niet binnen je eigen omgeving, maar met Smartlockr kan dat wel, en het is gewoon safe, wat echt een groot voordeel is.”

Het onboarden van Smartlockr

Op dit moment is Cedrah nog bezig met het onboarden van Smartlockr. Jan-Jaap laat weten wat zijn ervaringen daar tot nu toe mee zijn.

“We zijn nu bezig de technische kant in te richten. Het contact hierin verloopt erg fijn. Er wordt goed geluisterd en je hebt te maken met mensen die weten waarover ze het hebben. Dat is helaas niet meer zo vanzelfsprekend tegenwoordig."

"De volgende stap is nu om de medewerkers van Cedrah mee te krijgen in veilig communiceren. Ik ben al wel begonnen door in ons interne blad een stukje over innovatie te plaatsen. Ook zie je dat er binnen Cedrah al een bepaalde groep is die staat te popelen en telkens vraagt wanneer ze met veilig mailen kunnen beginnen.”

Zo maakten de stakeholders kennis met Smartlockr 

Een aantal collega’s wacht dus met smart op Smartlockr, maar hoe was het voor de stuurgroep zelf om met Smartlockr kennis te maken?

“Om eerlijk te zijn weet ik niet meer precies hoe we met Smartlockr in contact zijn gekomen. Volgens mij had ik de naam wel eens voorbij zien komen, of ik had een paar keer contact gehad met een van jullie collega’s. 

De reden dat we echt actief zijn gaan zoeken was dat we de regie in eigen handen wilden nemen en dus een oplossing nodig hadden waarmee alles kon, waaronder ook veilig grote bestanden sturen.

Dan kijk je om je heen en hoor je hoe andere partijen ofwel geen totaaloplossing bieden, of een arm en een been kosten, of allebei."


“Als ik Smartlockr een cijfer zou mogen geven, zou ik een 7 of een 8 geven.”
“Is dat hoog?”
“Nou, als alles binnen m’n afdeling een 7 of 8 zou scoren, verdien ik wel een bonus!”

Wat verder ook wel hielp was dat Smartlockr niet te pusherig was, en geduldig met ons meedacht. Eerst heb ik zelf van Smartlockr een demo gekregen. Later heeft onze hele stuurgroep dezelfde demo gekregen. De keus voor Smartlockr was eigenlijk helemaal unaniem.

Het gebruiksvriendelijke ervan sluit ook erg aan bij het in handen nemen van de regie. Als je bijvoorbeeld een mail stuurt en er zit een woord in dat mogelijk op gevoelige informatie wijst, dan krijg je meteen een trigger. Dat is voor ons echt een pluspunt.

Tenslotte kunnen onze zorgverleners met Smartlockr schrijven wat ze willen schrijven, zonder dat ze allerlei cryptische dektermen hoeven te gebruiken. Dat is dan ook een voordeel van veilig mailen, de communicatie wordt eenvoudiger. En natuurlijk het allerbelangrijkste: het betekent uiteindelijk ook meer veiligheid voor onze patiënten!”