Veilig mailen op een eenvoudige manier: dat is wat je mogelijk wil maken voor medewerkers binnen een gemeente. Dit gold ook voor de gemeente Zeist. Onlangs begon de zoektocht naar een e-mailoplossing die eenvoudiger in gebruik moest zijn dan de oplossing waarvan het contract zou verlopen.
Wij spraken Stanley, ICT-regisseur en Security Officer bij de gemeente Zeist, over de oude e-mailoplossing. “Persoonlijk had ik er weinig werk aan, maar het is toch een naar gevoel als je weet dat het gebruik van een oplossing voor je medewerkers een hoge drempel is. En dat het weinig gebruikt wordt. Je wordt in de media om de oren geslagen met datalekken, dus hoe meer je dit kan voorkomen, hoe beter”.
“Toen het contract met onze vorige provider ten einde liep, zijn we begonnen aan dit project. Bij de gemeente Zeist vinden we dat we af en toe moeten kijken naar betere oplossingen. Dat hebben we dus gedaan. De oplossing die we hadden was goed en secuur, maar helemaal niet gebruiksvriendelijk. Dus er kwamen veel klachten vanuit de organisatie. Daarbij kregen we veel terugkoppeling van werknemers die vonden dat ze te vaak ergens op moesten klikken of dat bepaalde handelingen te lang duurden. Dat was eigenlijk de reden dat we 3 leveranciers wilden uitnodigen om te kijken wat de verschillen zijn.
Er bleek meer behoefte te zijn aan een oplossing die dichterbij de gebruiker staat."
Stanley vervolgt: “We hebben 3 leveranciers uitgenodigd, waarbij Smartlockr op aanraden kwam van een CISO bij een andere gemeente. Veiligheid was de belangrijkste afweging. Maar dan wel in combinatie met gebruiksvriendelijkheid. Dat is waarom we drie specifieke gebruikers hebben toegevoegd aan dit project: onze testgroep bestond uit iemand die veel gebruik maakt van onze bestaande e-mailoplossing, een gebruiker die veel moeite had met de gebruiksvriendelijkheid ervan en een gebruiker die er totaal niet mee uit de voeten kon.”
Na de vergelijking tussen 3 leveranciers is er uiteindelijk voor Smartlockr gekozen. “We ontvingen uiteindelijk enkel positieve reacties. Smartlockr is veel makkelijker, er is veel minder interactie met het pakket zelf voordat je mail verzonden is en het is hartstikke duidelijk. Onze vorige oplossing zag er wat ouderwetser uit: meer opties, meer vinkjes, meer keuzes. En het feit dat je niet meer moeilijk hoeft te doen over je wachtwoord met twee-factor authenticatie is een groot voordeel. Er wordt gewoon een wachtwoord verzonden en dat communiceer je gelijk door. Voorheen moesten we bellen, whatsappen, mailen: dat was gewoon niet handig.
Verandering kan soms ook risico’s met zich meebrengen, zeker als dit betekent dat je werkproces er anders uit gaat zien. “Er zijn mensen die de oude manier van werken missen, maar ook mensen die het als verbetering zien. Het is fijn dat er nu juist keuze is – die was er voorheen niet. Dan moest het gewoon op die ene manier.”
Smartlockr werd vervolgens uitgerold, na een vlotte onboarding. “Iedereen heeft het zich best eenvoudig eigen kunnen maken. Ik heb het idee dat de helft de handleiding niet eens heeft hoeven lezen. Ze zijn gewoon aan de slag gegaan. Diegenen die het wel hebben gelezen, die komen er ook uit. Een echte “die-hard knoppencursus”, dat zal niet echt nodig zijn.
Daarnaast konden we redelijk snel aan de slag. We hebben gekozen om niet de volledige onboarding te doen, maar gekozen om puur de functionaliteiten die we al hadden op te zetten. Dit was het veilig ontvangen en versturen van e-mail. Dat proces is vlekkeloos verlopen: ik zat ‘s ochtends om 07:30 klaar en ben om 10:00 uur koffie gaan halen, want er had nog niemand gebeld met problemen."
De gemeente Zeist profiteerde naast gebruiksvriendelijkheid van nog een voordeel. Met Smartlockr kon deze gemeente ook voldoen aan NTA 7516, de NEN-norm die voor gemeentes verplicht is.
“Wij hebben Smartlockr aangegrepen om ook te voldoen aan NTA 7516. Wij hadden er nog geen ervaring mee en ik heb me voor een groot deel ingelezen. Het is veel en het is complex. Dus ja, ik hoop met jullie er meer over te leren. Ik gok ook dat wij een van eerste gemeentes zullen zijn die over zullen gaan.
Dat is dus wel een ding: hoe meer mensen overgaan, hoe makkelijker het gaat worden. Dus mijn tip: ga over op een NTA 7516-oplossing, want je maakt het alleen maar makkelijker voor de mensen. Niet alleen omdat het moet, maar omdat je jezelf er een plezier mee doet."