Novadic-Kentron koos met Smartlockr voor een NTA 7516-proof oplossing

“Samen Nieuwe Kansen Creëren”, dat is de missie van zorgorganisatie Novadic-Kentron. Opererend in Brabant, maar met partners in heel Nederland, zetten zij hun verslavingsdeskundigheid in voor een gezonde, sociale en veilige samenleving.

Een e-mailoplossing met haken en ogen

Wij spraken Stefan Gensen, die 1,5 jaar als ICT Manager bij Novadic-Kentron werkt.

Binnen de organisatie was men al bekend met een e-mailoplossing, alleen deed dit niet wat het moest doen. “Laat ik bij het begin beginnen: binnen Novadic werken we al heel lang met een ‘oplossing’ voor veilig mailen. Alleen was dit niet gebruiksvriendelijk, gingen er vaak dingen mis en was het systeem gewoon niet stabiel: SMS’jes die niet werden verstuurd, e-mails die niet aankwamen. Kortgezegd: weerbarstig.”

Uiteindelijk kwam men tot de conclusie dat er naar een andere, betere oplossing moest worden uitgekeken: “Het heeft best even geduurd en er was lange tijd geen sprake van echte vernieuwing. Gelukkig had ik een beetje verstand van het onderwerp en kende ik de markt ook aardig, aangezien ik voor Novadic al 15 jaar in de zorg had gewerkt. Ik heb in die tijd veel organisaties gezien die een veilige mail oplossing nodig hadden. Dus op basis van mijn ervaring heb ik een shortlist samengesteld”, aldus Gensen.

Zoektocht naar een nieuwe oplossing met NTA 7516 compliancy als voorwaarde

Het was tijd voor een nieuwe oplossing voor Novadic-Kentron: “NTA 7516, daar moet je als organisatie gewoon aan voldoen en die kun je invullen met techniek. Je hebt 20 vinkjes en je hebt oplossingen die voldoen aan 10 van de 20 en je hebt oplossingen die voldoen aan 20 van de 20. En als je aan 10 voldoet, dan moet je die andere 10 in je eigen proces borgen. Met bijvoorbeeld een extra oplossing, extra werk dus.”

“Ik heb gezocht naar een pakket dat alles op groen licht heeft staan.”

Gensen vervolgt: “Uiteindelijk heb ik vijf leveranciers uit de shortlist samen met een groep gebruikers bekeken. Die hebben we alle vijf uitgenodigd voor een demo. Aan de eindgebruikers hebben we gevraagd welke zij het best vonden werken. Want eerlijk gezegd had ik technisch gezien bij geen enkele bezwaar.”

De vergelijking tussen verschillende leveranciers

Na het bekijken van de demo’s was het tijd voor een keuze. “Het werkte bij iedereen even goed. Ik heb zelf een software verleden dus ik heb zelf heel veel selectietrajecten doorlopen. Aan de hand van de evaluaties van de testgroep is de keuze gevallen op Smartlockr.

Waarom? Dat heeft met een paar dingen te maken, maar uiteindelijk kwam het aan op gevoel. Smartlockr sluit meer aan op de eindgebruiker. Daarnaast vind ik de kracht van de oplossing ook de eenvoud. Waar de balans ook goed in werd gevonden is de mate waarin ik werd opgevolgd: natuurlijk bel je na een demo, maar te veel telefoontjes kan al snel vervelend worden. Smartlockr heeft daar de balans aardig in weten te vinden."

Aan de slag met Smartlockr: hoe het verliep

Nadat de knoop was doorgehakt rolde Novadic-Kentron in het onboardingsproces van Smartlockr: “Dit proces verliep erg eenvoudig. Met weinig inzet van onze kant heeft het koop- en implementatieproces kunnen plaatsvinden. De eindgebruikers hebben de oplossing makkelijk omarmd. Dus als je me vraagt of ik helemaal tevreden ben, dan kan ik daar positief op antwoorden.

Nu Smartlockr eenmaal uitgerold is, hoor ik er zo weinig over dat het wel goed moet gaan. We hebben het gebruik ervan de eerste twee maanden goed in de gaten gehouden: Smartlockr werd vanaf dag één door alle medewerkers gebruikt. Ze kunnen ermee overweg, zelfs als ze slecht met computers zijn. We hebben er geen omkijken naar. Dus we zijn tevreden met deze oplossing: want NTA 7516, daar moet je als zorgorganisatie aan voldoen.” 

“Als ik Smartlockr een cijfer zou geven, dan mag je de 8 in de zak steken. Gebruikersvriendelijkheid, het implementatieproces en de open communicatie zie ik dan echt als 3 pluspunten.”