Hoe je als IT-specialist op de kleintjes kan letten: Casestudie Partou

Met meer dan 400 locaties is Partou een van de grootste kinderopvangorganisaties in Nederland: dagelijks worden meer dan 30.000 kinderen door Partou opgevangen, zowel een hele mooie als verantwoordelijke taak.

We spraken Erwin Wilschut, ICT-projectmanager van Partou: "Als kinderopvang werk je natuurlijk erg veel met kindgegevens. Dit begint al wanneer een ouder opbelt en een kind wil aanmelden: vertrouwelijke gegevens van een kind worden dan al gauw op de mail gezet. En dan is er natuurlijk nog het mailverkeer met GGD's of toezichthouders. Gelukkig nam ik de nodige kennis en ervaring mee toen ik in augustus 2019 begon bij Partou: Ik heb ooit onderzoek gedaan naar de persoonsbeveiliging bij een non profit organisatie die zich bezighoudt met de zorg voor kwetsbare mensen in de samenleving, dus dat was mooi meegenomen.

Management overtuigen

Voordat ik bij Partou aan de slag ging, had ik in het bedrijfsleven gewerkt, waar alles erg strak was geregeld. Bij een organisatie als Partou ligt de focus in de eerste plaats natuurlijk op het welzijn van het kind. Gewapend met mijn eerder opgedane kennis en ervaring uit bovengenoemde onderzoek, wist ik het onderwerp van online veiligheid op de agenda van onze directie te zetten.

Hoewel de organisatie de noodzaak van beveiliging inzag, zaten we destijds middenin een fusie. Daardoor kostte het me aanvankelijk moeite om ervoor te zorgen dat het onderwerp "databeveiliging" niet tot na die fusie werd overgeheveld.

"Management en directie werden overtuigd toen ze inzichtelijk kregen hoe groot de (in-)directe schade kon zijn wanneer een datalek optreedt."

In de wetenschap dat we dit wilden voorkomen, ben ik op zoek gegaan naar de juiste partij om veilige communicatie mogelijk te maken.

Waarom Smartlockr

Uiteindelijk hebben we 3 partijen uitgenodigd voor een demonstratie. Een daarvan viel al snel af, dus we hadden de keuze uit Smartlockr en jullie directe "concullega". Qua product bleken jullie min of meer gelijkwaardig te zijn. Het waren juist andere zaken die de doorslag gaven. Met name het contact met Smartlockr was vele malen beter dan bij andere kandidaten.

Smartlockr dacht in alles met ons mee. Wanneer we een vraag hadden, waren de antwoorden snel en gedegen. En als jullie het antwoord een keer niet wisten, kregen we een timeline van wanneer we een antwoord konden verwachten. Ook klopte Smartlockr regelmatig bij ons aan met wat tips of gewoon om te checken of we overal aan hadden gedacht. Kortom, er ontstond al heel snel een partnerrelatie in plaats van een klant-leverancierrelatie. Dat is tot op de dag van vandaag zo gebleven."

Customer Success

Zodra een contract wordt ondertekend, valt een klant van Smartlockr onder de hoede van het Customer Success Team:

"We kregen meteen een Customer Success Manager toegewezen. Dat is eigenlijk gewoon iemand die fungeert als intermediair tussen Smartlockr en de klant, iemand die je met alles helpt en gevraagd en ongevraagd advies geeft. Dat had voor mij een enorme toegevoegde waarde. Wanneer je met een ander bedrijf in zee gaat, weet je zelf natuurlijk nog niet hoe je een product als Smartlockr moet implementeren, of hoe je ervoor kan zorgen dat het genoeg draagvlak krijgt binnen je organisatie. Verandering is weerstand, en de Customer Success Manager is er dan met communicatieplannen, implementatieplannen, of wat er ook maar nodig is. Ze hebben duidelijk veel ervaring met onboarding en weten wanneer ze wat in de strijd moeten gooien.

"Het stuk meedenken en proactief handelen is ontzettend waardevol, en maakt het voor de mensen bij Partou ook een stuk makkelijker."

Smartlockr gaat hierin een stuk verder dan de rest, en er is echt sprake van begeleiding. Veelzeggend is bijvoorbeeld dat de Sales-afdeling, ook na het tekenen van het contract, nog veel in beeld blijft. Dat zie je niet zo vaak.

Smartlockr in de praktijk

We zijn nu bezig om Smartlockr in kleine batches uit te rollen binnen onze organisatie. Hierbij leggen we de verantwoordelijkheid voor veilig e-mailen bij de gebruiker. Vertrouwen geven is vertrouwen krijgen, zoveel was al snel duidelijk. Smartlockr faciliteert hierin heel erg goed: het maakt het mensen makkelijk om net die paar stappen te zetten om veilig te e-mailen, waardoor ze ook snel minder weerstand hebben tegen het "nieuwe" of "onbekende".

Degenen die Smartlockr bij ons kunnen gebruiken, zijn unaniem positief over de eenvoud en het gebruik.

Al met al geef ik Smartlockr een 9,5. Ik zou andere organisaties zeker aanbevelen het ook te gaan gebruiken.

"Je ziet vaak dat mensen de risico's van een datalek onderschatten en de complexiteit van een implementatie van een system als Smartlockr overschatten. Mijn advies: bedenk goed welk risico je loopt en hoe makkelijk het eigenlijk is om hier mitigerende maatregelen voor te nemen, zeker met een organisatie als Smartlockr aan je zijde."