Veilig en gebruiksvriendelijk mailen voor Zorgspectrum Het Zand

“Kwaliteit aan het leven toevoegen, ondanks leeftijd, een niet-aangeboren hersenletsel of ingrijpende revalidatie.” Dat is wat Zorgspectrum Het Zand mogelijk maakt. Hier kan alles worden gedaan, wat men thuis ook altijd deed.

De beste zorg in-house, ICT uitbesteed

Focus op één ding en zorg dat je daarin uitblinkt. Als je daarvan uit mag gaan, dan is dat een sterk punt binnen Het Zand. Wij spraken Sander Smit, adviseur automatisering bij Het Zand:

 

“Binnen de organisatie adviseer ik over alles wat met ICT te maken heeft. Wij zijn een zorgorganisatie in Zwolle en omstreken en leveren heel diverse zorg. Van mensen met dementie tot thuiszorg. Ook hebben we een highcare hospice en zijn we ook erg sterk met mensen met niet-aangeboren hersenletsel, waarvan er veel van bij ons wonen.

Onze focus ligt volledig op goede zorg. Niet op iets anders, dus ook niet op ICT. Wat we wel zelf hebben is een eerstelijns servicedesk met eigen mensen, omdat we het belangrijk vinden dat mensen de organisatie kennen. Daarnaast hebben we ook functioneel applicatiebeheer. En voor de rest hebben we alles uitbesteed. Netwerkbeheer zit bij een partner, systeembeheer zit bij een partner en het beheer van veilig mailen nu dus ook!”

Communicatie van en naar Het Zand

“We hebben vooral verpleeghuiscliënten en thuiszorgcliënten. Die zien we eigenlijk elke dag. Het zijn allemaal cliënten die bij ons in het gebouw wonen, dus de communicatie gaat eigenlijk mondeling. Daarnaast hebben we een cliëntendossier, waar een cliëntenportaal in zit. Daar wordt eigenlijk ook veel in gecommuniceerd. Denk bijvoorbeeld aan de vertegenwoordiger van een cliënt die kan meekijken in het eigen dossier.

Daarnaast heb je diverse andere partijen waar je mee moet communiceren. Dit gaat bijvoorbeeld om informatie die je niet via een portaal communiceert. Dit gaat dan naar privé e-mailadressen van mensen, instanties of maatschappelijk werk, wat uiteindelijk naar een rechtbank moet worden gecommuniceerd. Maar bijvoorbeeld ook met mensen die financieel beheer doen voor cliënten die onder toezicht staan. Het is eigenlijk heel divers.”

Gebrek aan veilige en eenvoudige communicatie

De inzet van portalen bleek een goede keuze. Toch ontbrak het binnen Het Zand aan een complete oplossing: “De meeste portalen die we gebruiken zijn vrij goed te gebruiken. Maar niet alles kan via portalen. We hebben een cliëntenportaal waar iemand pas in staat als hij/zij cliënt is. Financieel vertegenwoordigers zitten er niet altijd in. Dus niet iedereen kan je toegang geven tot zo'n portaal. Dat betekent dat je nog heel veel moet e-mailen.

Wat er bij ons nog ook heel veel gebeurde: faxen. Omdat mensen dachten dat het nog heel veilig is, maar dat is het natuurlijk niet. Want ja, op een veilige manier mailen is lastig als je daar de faciliteiten niet voor hebt. We hebben weleens gedacht “dan zetten we de dingen die veilig zijn in een ZIP-bestand met een wachtwoord erop”, totdat hackers bedenken dat dit ook een manier is om te werken.

“Het is vaak een gedoe voor mensen die niet goed met computers om kunnen gaan – en die zie je veel in de zorg.”

Dat soort dingen maakt het lastig, omdat je naar creatieve oplossingen moet zoeken. Als die niet werken, gaan medewerkers zelf naar creatieve oplossingen zoeken. En die zijn niet veilig, dus daar moet je iets mee."

De zoektocht naar een oplossing waarmee alle medewerkers veilig konden communiceren was dus begonnen. Daarbij was het belangrijk om medewerkers de optie te bieden om e-mails en bestanden eenvoudig te kunnen sturen en ontvangen:

“Het allerbelangrijkste was dat de mensen ermee moeten kunnen werken. Een brede groep gebruikers heeft met ons meegekeken, zo van “wat vinden jullie belangrijk?”. We zijn bij 3 partijen uitgekomen, die allen een demonstratie hebben gegeven. Aan de hand van een lijstje met vragen hebben we verder gekeken.

“Welke oplossingen voldoen het beste, zowel functioneel als ook “op het gevoel”?
In die groep kwam Smartlockr als beste uit.”

Wat we zagen was dat de gebruiksvriendelijkheid van de andere oplossingen duidelijk minder was. Daarnaast komt het echt op de niet-specificeerbare dingen: bij welke organisatie heb je een beter gevoel? Wie geloof je eerder dat ‘ie je echt gaat helpen dan dat ‘ie alleen een product wil verkopen? Zo kwamen we bij Smartlockr.” 

Open en transparant: “Ik heb het idee dat Smartlockr beter bij zorginstanties aansluit"

Het offertetraject loopt bij jullie prettiger, zonder te pushen. Jullie gaan meer uit van jullie eigen kracht. Dat vind ik altijd sterker. Dat is een hele andere boodschap.

In grote lijnen is de onboarding goed gegaan. Je hebt bij een onboarding altijd van die momenten dat je denkt van “wacht even”. Die hebben we ook gehad, maar als je er op een goede manier samen mee omgaat, dan kom je daar ook uit.

We hebben met een man of 11 een test gedaan. Eerst voor een aantal mensen, puur om te zien hoe het dagelijks werkt. Dat bleek zo te zijn. De mensen die getest hebben waren behoorlijk enthousiast. Dat geeft mij het vertrouwen dat als wij de knoppen omzetten, onze servicedesk geen zware dagen voor de boeg heeft."

“Ik heb bewust in mijn testgroep mensen neergezet waarvan ik weet dat ze het niet leuk vinden om met computers te werken. Ook daar kreeg ik geen klachten van. Dat geeft mij het vertrouwen dat het gebruiksvriendelijk is voor iedereen in de organisatie.”