Feature Friday: Tracking & Blocking Emails

Om je op de hoogte te houden van alle ontwikkelingen rondom Smartlockr, delen we elke vrijdag een nieuwe of vernieuwde feature in onze “Feature Friday”.

Vandaag: Tracking & Blocking. Eerder hebben we je al laten zien hoe bestanden kunnen worden geblokkeerd, met de blocking functie. Vandaag gaan we hier dieper op in en bespreken we tracking functie.

Volgen van de verzending

Houd eenvoudig je verzonden e-mailberichten in de gaten. Is de e-mail goed aangekomen en zijn de bijlagen gedownload? E-mails die worden verzonden zijn gemakkelijk terug te vinden in de verzonden items. Hier kan je altijd teruglezen wat er is verstuurd. Maar, er is nog meer mogelijk. De tracking & blocking functie maakt het namelijk mogelijk om de status van het verzonden bericht te volgen en het bericht achteraf te blokkeren. Het blokkeren van specifieke bestanden en ontvangers hebben wij in een eerdere Feature Friday blog besproken. Het grote voordeel is dat je grip houdt op de data die wordt verstuurd. Mocht het namelijk zo zijn dat er verkeerde bestanden zijn verstuurd naar onbevoegden, is het mogelijk om toegang tot deze bestanden weg te nemen. Dit kan je doen per bestand, ontvanger of voor alle bestanden en ontvangers.

De tracking functie maakt het mogelijk om de verzendstatus van je e-mail te volgen. Binnen het verzonden bericht vind je de knop "tracking and blocking" waarmee je de informatie kunt ophalen.

Je kan zien of:

• de e-mail verzonden is;
• de e-mail is ontvangen;
• de e-mail is geopend;
• de link naar het bestand is geopend, en
• of de bestanden zijn gedownload. Met deze optie is het makkelijker om te checken of berichten zijn aangekomen en bekeken. Daarnaast kan je ook bepalen of je bestanden en/of ontvangers wil blokkeren, voordat deze worden gedownload.

De tracking en blocking functie maakt het dus mogelijk om achteraf bestanden te blokkeren en ontoegankelijk te maken. Zelfs als de extra controles binnen Smartlockr, waarbij zowel bestanden als ontvangers moeten worden bevestigd, niet voldoende waren om een fout te voorkomen. Een ongeluk zit altijd in een klein hoekje: tracking en blocking verkleint dus de kans op een datalek.