3 Dingen om rekening mee te houden bij veilig mailen
Er zijn verschillende oplossingen voor veilig mailen, maar wat maakt e-mail nu precies veilig? Wij leggen het uit in deze blog.
Als je e-mail wil inregelen binnen je organisatie, heb je twee opties. Er is Cloud e-mail en On-premises. Maar wat is het verschil en belangrijker nog: hoe kies je de optie die het best bij je organisatie past? In deze blog leggen wij de belangrijkste verschillen voor je uit.
Wat is On-premises?
Dit is een “klassieke” vorm van werken, waarbij je als organisatie alle data in eigen beheer en op locatie opslaat. Kort gezegd: een eigen in-house server bewaart en bewaakt alle data, zodat je geen gebruik hoeft te maken van een derde partij. Dat betekent dat de gehele IT-omgeving, bestaande uit hardware, software en alle services in-house worden geregeld. Veel organisaties vinden dit fijn, omdat je op deze manier alles in eigen beheer hebt. Voornamelijk sectoren waar privacy belangrijk is, kiezen het vaakst voor deze optie. Het argument is dan ook, dat wanneer je alles in eigen beheer hebt, dit een veiligere manier van werken is.
Hoewel dit als groot voordeel kan worden gezien, zijn er ook dingen waar rekening mee moet worden gehouden:
-
Hoge jaarlijkse kosten
Wie alles zelf wil beheren, neemt ook alle kosten voor eigen rekening. De e-mail licentiekosten, externe onderhouds- en trainingskosten zijn weliswaar laag, maar daar tegenover staan andere (terugkomende) kosten. Hierbij kan je denken aan kosten voor de implementatie en trainingen, de aanschaf van alle hardware en de kosten van je IT-personeel. -
Al het onderhoud komt voor eigen rekening
Met een IT-afdeling, komt alle onderhoud voor eigen rekening. Dat betekent dat dit je als organisatie veel tijd en uiteindelijk veel geld, zal kosten. -
Installatie gaat per gebruiker
Hoe groter de organisatie, des te meer er installaties er moeten worden uitgevoerd. Voor optimaal gebruik per gebruiker moet je er dus ook voor zorgen dat elke installatie succesvol is. -
Software updates moeten handmatig worden gedaan
Alle updates moeten handmatig, per apparaat, worden uitgevoerd. -
Stijgende kosten bij groei
Blijf je als organisatie groeien? Dan kan ook de IT-structuur niet achterblijven. Denk hierbij aan de kosten voor o.a. extra servers om de capaciteit te vergroten.
De laatste jaren ervaren ook steeds meer organisaties hinder bij het gebruik van On-premises. Nu dat er alternatieven zijn, wordt er ook steeds meer gekeken naar een gedigitaliseerde, centrale plek: de Cloud.
Wat is Cloud e-mail?
Bij Cloud e-mail wordt er gebruik gemaakt van een derde partij, voor het opslaan van alle data. Anders dan in-house, zoals bij de On-Premises variant, wordt alles “in de Cloud” opgeslagen. Dit is een digitale plek, waar alle data vanaf elke plek en elk apparaat beschikbaar is. Hierdoor hoef je als organisatie niet bezig te zijn met alle alle IT-zaken, waardoor je je kan blijven focussen op de core business.
Werken in de Cloud is de laatste jaren populair geworden. Verschillende afdelingen kunnen namelijk altijd eenvoudig informatie delen, zonder fysiek aanwezig te zijn op kantoor. Dat is tegenwoordig handig, nu we steeds meer vanuit huis werken. Maar dat is niet het enige voordeel:
-
Geen onderhoud aan servers
Alles wordt automatisch opgeslagen. Daarnaast hoef je je geen zorgen te maken over de capaciteit: in de Cloud is er genoeg data-opslag. -
Goedkoper werken
Na aanschaf van de licenties, zijn er verder geen grote kostenposten. Er zijn namelijk geen kosten voor o.a. downtime, development werk, upgrades en algemeen onderhoud. -
Automatische updates
Zijn er vernieuwingen en is de dienst geüpdatet? Dan krijg je alle updates automatisch, wat veel tijd scheelt. Je hoeft namelijk niet elke nieuwe versie te installeren op de computer van elke gebruiker.
Als het werken in de Cloud zoveel voordelen heeft, waarom is dan nog niet iedereen overtuigd? Omdat het in sommige sectoren wordt aanbevolen, blijft het idee bestaan dat de Cloud niet veilig genoeg is. En dat is niet terecht. De Cloud omgeving is een beveiligde omgeving, waar beveiliging in meerdere lagen is ingebouwd.
Lees meer: Hoe Smartlockr data versleuteld, versleuteld verstuurt en daarna opslaat
“De kans dat een schoonmaker een server op kantoor steelt, is groter dan dat iemand data uit een data center steelt.”
Cloud vs On-Premises
Welke optie het best is, hangt volledig af van wat jij belangrijk vindt. Ga je voor gemak of vind je controle over je eigen data belangrijk? Hier is een overzicht met de belangrijkste verschillen:
| On-premises | Cloud |
| Je behoudt alle controle, want je bewaart al je data in-house. Hierdoor heb je ook altijd toegang tot de data. | Data wordt opgeslagen bij een derde partij. Mochten er problemen zijn bij het datacenter, zou het kunnen zijn dat je (tijdelijk) geen toegang hebt tot je eigen data. |
| Alle kosten zijn voor je organisatie. Deze kunnen hoog oplopen als we kijken naar de verschillende kostenposten (onderhoud, kosten IT-personeel, vernieuwing dienst etc.) | Er hoeft slechts te worden betaald voor de licenties die worden afgenomen. Al het onderhoud, updates etc. zitten bij de prijs inbegrepen. |
| Tenzij iemand toegang krijgt tot je servers, kan niemand bij de opgeslagen data komen. | Data ligt opgeslagen in de omgeving van de derde partij. Met Zero-knowledge end-to-end encryptie zorg je ervoor dat zelfs je leverancier geen toegang heeft tot de data. |
| Omdat de data staat opgeslagen op de server, kun je hier makkelijk toegang tot krijgen. | Om toegang te krijgen tot de data, is een internetverbinding nodig. Daarbij is het belangrijk dat er gebruik wordt gemaakt van een beveiligde verbinding, omdat je data anders niet veilig is. |
| Compliancy aan regelgevingen, kan vanuit de organisatie worden ingeregeld. Certificaten kunnen hierbij helpen, maar die moet je zelf inregelen en dat kost tijd en veel geld. | De derde partij leverancier moet voldoen aan regelgevingen en compliant zijn aan de normen die daarvoor gelden, zoals de AVG en NTA 7516. |
Werken in de Cloud de toekomst
Nu we steeds sneller een eenvoudiger willen werken, moeten we vooruit kijken naar wat technologie ons te bieden heeft. Thuiswerken is voor sommige sectoren de standaard: hier moeten we slim op kunnen inspelen.
Hoewel de Cloud nog niet altijd wordt aangeraden voor het uitwisselen en opslaan van gevoelige informatie, zijn er wel andere veilige mogelijkheden. Dat geldt zeker voor e-mailen in de Cloud. Met de juiste aanpassingen, kunnen we ook van de digitale werkplek een veilige werkplek maken. 