Waarom bewustwording belangrijk is voor veilige communicatie

Fouten kunnen op elk moment gebeuren: onoplettendheid, vermoeidheid, niet goed opletten wanneer je haastig naar huis gaat... We zijn allemaal wel eens tegen een scherpe tafelhoek aangelopen, dat zal niemand ontkennen. Sommige fouten hebben echter grotere gevolgen dan andere, zoals het delen van je gegevens met de verkeerde personen.

In deze blogpost zullen we ingaan op het belang van bewustzijn bij het voorkomen van datalekken en hoe dat bewustzijn eruitziet in een veilige e-mailoplossing.

Het menselijke element in e-mailbeveiliging

We leven in een wereld waar communicatie snel en gemakkelijk is. Applicaties zoals WhatsApp en e-mail hebben de manier waarop we contact leggen met anderen gerevolutioneerd, maar ze brengen ook beveiligingsrisico's met zich mee. E-mail, in het bijzonder, is een veelgebruikt hulpmiddel voor zowel persoonlijke als professionele correspondentie. Het biedt snelheid en efficiëntie, maar kan ook een risicovol platform zijn als het gaat om het beschermen van gevoelige informatie.

De eenvoud waarmee we gegevens delen, brengt eenvoudigweg beveiligingsrisico's met zich mee. Of je nu een verjaardagswens stuurt of een vertrouwelijk contract, het proces is in wezen hetzelfde. Het enige verschil is de gevoeligheid van de inhoud. Dit biedt ruimte voor fouten, waarbij je per ongeluk vertrouwelijke gegevens kunt delen met iemand die het niet had mogen zien.

We zijn gevoelig voor fouten, oordeelsfouten en af en toe aandachtsverlies. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere wetten voor gegevensbescherming leggen strenge straffen op aan organisaties die nalaten gevoelige informatie te beschermen. Het onbedoeld delen van gegevens met de verkeerde persoon kan ernstige gevolgen hebben, meestal omdat iemand niet genoeg oplette of zich niet bewust was.

Tijd voor actie dus! 

De voortdurende dreiging van phishing

Phishingaanvallen, een veelvoorkomende dreiging via e-mail, spelen in op de psychologie en kwetsbaarheid van mensen. Cybercriminelen doen zich slim voor als vertrouwde entiteiten om ontvangers te manipuleren en vertrouwelijke informatie prijs te geven. Deze oplichtingspraktijken spelen in op menselijke emoties zoals angst, nieuwsgierigheid en urgentie, waardoor het essentieel is dat individuen waakzaam zijn en potentiële rode vlaggen herkennen.

Datalekken als gevolg van menselijke fouten

Datalekken, vaak het gevolg van menselijke fouten, blijven een aanhoudende dreiging in het digitale landschap. Fouten kunnen op elk moment optreden, hetzij door onoplettendheid, afleiding of simpelweg door het niet controleren van de ontvangersadressen. In veel gevallen leiden deze fouten tot onbedoelde datalekken, die ernstige juridische en financiële gevolgen kunnen hebben voor organisaties.

Vergroot bewustwording, verklein de kans op fouten

Het feit is dat we allemaal mensen zijn en allemaal momenten hebben waarop we niet op ons scherpst zijn. Vermoeidheid, afleiding of simpelweg de wens om snel door onze taken heen te gaan, kunnen leiden tot onopzettelijke fouten. Het is cruciaal voor organisaties om de kans op deze fouten te minimaliseren. Uiteindelijk vormen onze medewerkers de eerste verdedigingslinie als het gaat om gegevensbeveiliging.

Het goede nieuws is dat je het bewustzijn kunt vergroten en het risico op fouten kunt verminderen zonder je werkproces te verstoren. Bedrijven maken zich vaak zorgen over de tijd en moeite die nodig is om nieuwe beveiligingsfuncties te implementeren. Echter, oplossingen zijn sterk verbeterd en de belangrijkste eigenschap waar je naar kunt kijken, is degene die het bewustzijn van de gebruiker vergroot. Het rust individuen uit met de kennis en waakzaamheid die nodig zijn om bedreigingen te herkennen, fouten te voorkomen en snel te reageren op mogelijke inbreuken.

Bewustwording in een veilige e-mailoplossing die per ongeluk verkeerd gerichte e-mails voorkomt, omvat een combinatie van gebruikerstraining, gebruiksvriendelijke functies en technische maatregelen. Dit is hoe bewustwording eruitziet in zo'n oplossing:

1. Gebruikerstraining en educatie: Gebruikers krijgen voortdurende training en educatie over best practices voor e-mailbeveiliging. Dit omvat het begrijpen van het belang van het beveiligen van gevoelige gegevens, het controleren van ontvangers, het verifiëren van bijlagen en het herkennen van potentieel gevoelige informatie. De training moet ook het herkennen van phishingpogingen en andere vormen van sociale manipulatie behandelen die kunnen leiden tot verkeerd gerichte e-mails of gegevenslekken.
2. Detectie van gevoelige gegevens: Labels of tags waarmee gebruikers worden gewaarschuwd wanneer gevoelige gegevens worden gedetecteerd, zoals burgerservicenummers, creditcardinformatie of patiëntgegevens in bijgevoegde documenten. Dit visuele signaal herinnert gebruikers eraan extra voorzichtig te zijn en ervoor te zorgen dat de gegevens naar de juiste persoon en met het juiste beveiligingsniveau worden verzonden. Sommige e-mailbeveiligingsoplossingen, zoals Smartlockr, kunnen ook automatisch de juiste beveiliging toepassen wanneer gevoelige gegevens worden gevonden, zodat gebruikers een helpende hand krijgen.
3. Bevestiging van ontvangers en bestanden: Veilige e-mailoplossingen kunnen functies bevatten die gebruikers vragen om de beoogde ontvangers en bijlagen te bevestigen voordat ze een e-mail verzenden. Dit extra verificatieniveau helpt om per ongeluk verkeerde richting te voorkomen.
4. AI en Machine Learning: Sommige veilige e-mailoplossingen maken gebruik van AI- en machine learning-algoritmen om gebruikersgedrag te analyseren. Ze kunnen patronen identificeren en afwijkingen detecteren, waardoor gebruikers worden gewaarschuwd voor mogelijke verkeerd gerichte e-mails op basis van de context.
5. Terughalen van een verzonden e-mail: Het systeem kan gebruikers de mogelijkheid bieden om een verzonden e-mail terug te roepen nadat ze op de "verzenden"-knop hebben gedrukt, zodat ze fouten kunnen corrigeren.
6. Beheerderslogboeken: Audittrails en rapportagemogelijkheden waarmee beheerders e-mailactiviteiten kunnen volgen en controleren. Dit kan helpen bij het identificeren van patronen of incidenten van verkeerd gerichte e-mails, waardoor organisaties corrigerende maatregelen kunnen nemen en het bewustzijn onder gebruikers verder kunnen vergroten.

“Voorkomen is beter dan genezen”, daar geloven wij wel in!