Waarom veilig mailen een must is voor je organisatie

In de huidige digitale wereld is e-mail een essentieel communicatiemiddel voor bedrijven van elke omvang. Het maakt snelle uitwisseling van informatie en samenwerking mogelijk. Maar let op, gemak brengt ook beveiligingsrisico's met zich mee die enorme gevolgen kunnen hebben voor gevoelige informatie, bedrijfsactiviteiten en reputatie. Daarom is het implementeren van stevige e-mailbeveiligingsmaatregelen niet langer een keuze maar een noodzaak.

“Voorkomen is beter dan genezen” is een bekend gezegde  dat waar is, maar organisaties, zowel openbare als particuliere, zien vaak de betekenis over het hoofd. In dit artikel gaan we ontdekken waarom e-mailbeveiliging onmisbaar is voor het beschermen van gevoelige gegevens van je organisatie.

1.  Vertrouwelijkheid beschermen: gevoelige informatie bewaren

E-mail wordt vaak gebruikt om gevoelige gegevens uit te wisselen, zoals financiële overzichten, persoonlijk identificeerbare informatie, klantgegevens of intellectueel eigendom. (Lees meer: Wat is persoonlijke data en wat heeft beveiligde e-mail hiermee te maken?)

Zonder goede beveiligingsmaatregelen kan deze vertrouwelijke data in verkeerde handen vallen. Het is essentieel om beveiligde e-mail te gebruiken omdat:

• Vertrouwelijkheid: E-mails bevatten vaak gevoelige informatie. Beveiligde e-mail zorgt ervoor dat alleen de bedoelde ontvanger toegang heeft tot deze informatie.
• Integriteit: Beveiligde e-mail zorgt ervoor dat de inhoud van de e-mail onveranderd blijft tijdens verzending. Dit is cruciaal om ongeoorloofde wijzigingen aan de inhoud te voorkomen.
  
  

Stel jezelf de volgende vragen:

• Gaat jouw organisatie om met privacygevoelige data?
• Delen medewerkers gevoelige bedrijfsinformatie via e-mail?
• Zou uitgelekte informatie je bedrijf kunnen schaden?

Als dat het geval is, is een beveiligde e-mailoplossing een must om te voorkomen dat deze kritieke informatie in verkeerde handen valt.

2.  Menselijke fout beperken

Medewerkers zijn een essentieel onderdeel van je bedrijf, maar ze kunnen ook onbedoeld een cyberbeveiligingsrisico worden. Menselijke fouten, zoals klikken op phishing-links of gevoelige informatie naar de verkeerde ontvanger sturen, zijn een belangrijke factor bij datalekken.

Robuuste e-mailbeveiligingsoplossingen zijn mensgericht en hebben aandacht voor degenen die dagelijks met gevoelige gegevens omgaan, niet alleen voor technologie. Hoe ziet zo'n op mensen gerichte beveiligingsoplossing eruit? Bijvoorbeeld:

• Een goede op mensen gerichte beveiligingsoplossing stelt individuen in staat om gegevens te beschermen en aan nalevingsregels te voldoen, in lijn met hun inspanningen in plaats van ze te hinderen.
• Het is gebruiksvriendelijk en werkt intuïtief. Dit bevordert de acceptatie door gebruikers, vermindert fouten en voorkomt dat mensen de beveiliging omzeilen.
• Het verbetert efficiëntie en focus: door beveiligingsprocessen te vereenvoudigen, wordt tijd bespaard en aandacht gericht op kernwerkzaamheden. Deze aanpak is niet alleen gunstig voor eindgebruikers, maar ontlast ook IT-teams.
• Het integreert in bestaande workflows en functies op alle apparaten en e-mailplatforms. Dit biedt gebruikersflexibiliteit, bedrijfsbrede acceptatie, bedrijfscontinuïteit en vermindert uiteindelijk cyberrisico's.
• Het is op maat gemaakt en flexibel, zodat je het kunt aanpassen aan je specifieke beveiligingsbehoeften.
• Het zorgt voor een beter bewustzijn van cybergevaren.

• Heb je collega's? En zijn die altijd alert op cybergevaren?
• Bestaat er een waterdichte manier om alle menselijke fouten te voorkomen?
• Hoe handig zijn je collega's met technologie?
• Kan je een e-mail terugroepen als je het naar de verkeerde hebt gestuurd?

Als deze vragen herkenbaar zijn, wordt het tijd om op mensen gerichte e-mailbeveiliging serieus te nemen.

3.  Voldoen aan regelgeving

Regelgeving voor gegevensbescherming, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of de California Consumer Privacy Act (CCPA), leggen strenge eisen op aan hoe bedrijven persoonlijke gegevens verwerken, opslaan en verzenden. Ook hebben veel industrieën specifieke regelgeving om klantgegevens te beschermen en privacy te waarborgen (bijvoorbeeld NTA 7516, HIPAA, PCI, enz.). Niet-naleving kan leiden tot forse boetes en schade aan de reputatie van je merk.

Volgens het nieuwste rapport van IBM, de Kosten van een Datalek 2023, hadden organisaties met een hoog niveau van niet-naleving van regelgeving een gemiddelde kost van USD 5.05 miljoen, wat de gemiddelde kost van een datalek met USD 560,000 overtrof, een verschil van 12.6%.

Het implementeren van effectieve e-mailbeveiligingsmaatregelen helpt je bedrijf om compliant te blijven, regelgevende boetes te vermijden en vertrouwen op te bouwen bij je klanten door je toewijding aan gegevensbescherming te tonen.

Stel jezelf de volgende vragen:

• Verzamel, bewaar of gebruik je gegevens van mensen in de EU en ben je onderhevig aan de AVG?
  Moet je voldoen aan de CCPA?
• Ben je op de hoogte van branchespecifieke voorschriften die betrekking hebben op jouw bedrijf?
• Zijn je huidige e-mailbeveiligingsmaatregelen in lijn met de regelgeving voor gegevensbescherming?
• Kun je de financiële en reputatiegevolgen van niet-naleving dragen?

4.  Financiële valkuilen vermijden

De financiële gevolgen van een datalek kunnen enorm zijn, wat de urgentie benadrukt van strenge e-mailbeveiligingsmaatregelen. Volgens het nieuwste rapport van IBM is de wereldwijde gemiddelde totale kost van een datalek een verbijsterende USD 4.45 miljoen. Deze onthutsende statistiek benadrukt de gevolgen die bedrijven kunnen ondervinden als ze hun gevoelige informatie niet voldoende beschermen.

Naast directe financiële verliezen veroorzaakt een datalek een reeks kosten die jarenlang een bedrijf kunnen achtervolgen. Van juridische kosten en regelgevende boetes tot herstelinspanningen, reputatieschade en zelfs potentiële juridische procedures, de financiële gevolgen zijn veelzijdig. Maar de impact gaat verder dan alleen monetaire gevolgen. Een datalek kan leiden tot klantverlies, wat het vertrouwen in je merk ondermijnt en zakelijke kansen misloopt.

Cisco publiceerde zijn Data Privacy Benchmark Study 2023 waarin ze ontdekten dat 94% van de organisaties zegt dat klanten niet bij hen zullen kopen als gegevens niet goed beschermd zijn.

Bron: Cisco Data Privacy Benchmark Study 2023

Volgens het Cisco-onderzoek blijft privacy ondanks de moeilijke economische omstandigheden een aantrekkelijke investering voor organisaties wereldwijd: "Als we uitgaven en de geschatte dollarkosten van de voordelen samenbrengen, blijft privacy een zeer aantrekkelijke financiële investering voor de meeste organisaties. De gemiddelde organisatie haalt voordelen binnen die geschat worden op 1.8 keer de uitgaven", zegt het Cisco Data Privacy Benchmark Study 2023.

Stevige e-mailbeveiliging is niet alleen een kostenpost; het is een investering in het behoud van je financiële stabiliteit en merkintegriteit.

5.  Bedrijfsreputatie behouden

Stel je voor dat een van je klanten een e-mail van je bedrijf ontvangt, om er dan achter te komen dat deze vanuit een gecompromitteerd account is verzonden. Of een medewerker stuurt per ongeluk gevoelige informatie naar de verkeerde ontvanger. Dit zou niet alleen het vertrouwen van je klant in je bedrijf beschadigen, maar ook je reputatie.

E-mailbeveiliging gaat niet alleen over het beschermen van gegevens; het gaat ook om het behouden van de integriteit van je merk. Het vertrouwen dat je klanten in je bedrijf stellen, hangt af van hun zekerheid dat hun gevoelige informatie vertrouwelijk en onaangetast blijft. Een datalek, of het nu komt door een gecompromitteerd account of een verkeerd geadresseerde e-mail, kan dat vertrouwen in een oogwenk schaden.

E-mailbeveiliging speelt een cruciale rol in het behouden van de reputatie en geloofwaardigheid van je bedrijf. Door maatregelen te nemen om datalekken te voorkomen, ongeautoriseerde toegang te vermijden en ervoor te zorgen dat je e-mails van echte bronnen komen, kun je vertrouwen opbouwen en behouden bij je klanten, partners en medewerkers.

6.  Productiviteit verbeteren en operationele continuïteit waarborgen

In de hedendaagse snel veranderende zakelijke omgeving valt e-mail op als een tijdbesparende oplossing in vergelijking met traditionele methoden zoals faxen of brieven sturen. Maar de noodzaak van veilige communicatie is net zo belangrijk. Dit is waar mensgerichte e-mailbeveiliging het podium betreedt, door productiviteit te versterken met gebruiksgemak en het vereenvoudigen van beveiligingsprocedures. Met intuïtieve interfaces en real-time dreigingsdetectie kunnen medewerkers zich richten op hun taken in plaats van te worstelen met complexiteiten. Bovendien minimaliseert deze aanpak beveiligingsgerelateerde IT-vragen, waardoor meer gerichte inspanningen mogelijk zijn.

Cyberaanvallen en datalekken kunnen leiden tot aanzienlijke verstoringen in de bedrijfsactiviteiten, wat resulteert in downtime, verlies van gegevens en schade aan je reputatie. Met een uitgebreide e-mailbeveiligingsoplossing kan je bedrijf proactief verdedigen tegen menselijke fouten en evoluerende cyberdreigingen.

Door succesvolle aanvallen te voorkomen, kunnen je beveiligingsteams zich richten op strategische initiatieven in plaats van incidenten te bestrijden, waardoor de algehele productiviteit en operationele continuïteit worden verbeterd.

7.  Verder dan standaard e-mailpraktijken: geavanceerde beveiliging

Standaard e-mail, ondanks het gemak, wordt geplaagd door beveiligingskwetsbaarheden die voortkomen uit een op technologie gerichte benadering. In tegenstelling tot beveiligde e-mailoplossingen, verwaarloost traditionele e-mail de menselijke factor - de menselijke laag van beveiliging.

Dit betekent dat traditionele e-mailoplossingen gebruikers niet in staat stellen bewustzijn en tools te bieden om dreigingen effectief te identificeren en erop te reageren. Als gevolg daarvan schieten ze tekort in het voorkomen van menselijke fouten, zoals vallen voor phishing scams of onbedoeld delen van gevoelige informatie. In tegenstelling hiermee erkennen beveiligde e-mailoplossingen, met name die met een focus op mensen, het belang van het integreren van beveiligingsbewustzijn en gebruiksvriendelijke interfaces om risico's van menselijke acties te minimaliseren.

Is er alsnog iets fout gegaan? Ook dan is het belangrijk de gevolgen te beperken. Met de juiste oplossing voor veilig mailen moet het mogelijk zijn om foutief verzonden e-mails terug te trekken. Zo kan je voorkomen dat informatie alsnog wordt gedeeld met onbevoegden.

Alleen vertrouwen op traditionele of standaard e-mailpraktijken is niet langer voldoende om gevoelige gegevens te beschermen. Geavanceerde e-mailbeveiligingsoplossingen bevatten kunstmatige intelligentie, machine learning en gedragsanalyse om dreigingen in real-time te detecteren en te mitigeren. Deze technologieën stellen je bedrijf in staat om een stap voor te blijven op cybercriminelen die constant hun tactieken evolueren.

8.  Bescherming tegen ongeautoriseerde toegang

E-mailbeveiligingsmaatregelen zoals end-to-end versleuteling met zero-knowledge en toegangscontroles zoals multi-factor authenticatie zorgen ervoor dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot bedrijfse-mails en gevoelige gegevens. Deze maatregelen zijn cruciaal om ongeautoriseerde toegang te voorkomen, zelfs als de inloggegevens van een medewerker zijn gecompromitteerd.

9.  Het is een zakelijk concurrentievoordeel

Volgens de cybersecurity-voorspellingen van Gartner voor 2023 en 2024 beginnen organisaties te erkennen dat een privacyprogramma hen in staat kan stellen om gegevens breder te gebruiken, zich te onderscheiden van concurrenten en vertrouwen op te bouwen bij klanten, partners, investeerders en regelgevers. Echter, volgens Gartner zal in 2024 minder dan 10% van de organisaties privacy succesvol hebben ingezet als een concurrentievoordeel.

Investeren in e-mailbeveiliging is niet alleen een defensieve zet; het is een strategisch zakelijk voordeel. Een sterke beveiligingspositie kan klanten, partners en investeerders aantrekken die gegevensbescherming prioriteren. Een bedrijf dat e-mailbeveiliging prioriteert, wordt gezien als betrouwbaar, betrouwbaar en verantwoordelijk - kwaliteiten die het onderscheiden in een competitieve markt. Dit gaat niet alleen over korte termijn winsten; het gaat over het leggen van een basis voor langdurig succes.

Door te laten zien dat je gegevensbescherming serieus neemt, vestig je geloofwaardigheid en inspireer je vertrouwen. Dit helpt niet alleen om je huidige relaties te behouden, maar opent ook de deuren naar nieuwe kansen.

In conclusie, e-mailbeveiliging is geen optionele overweging meer voor bedrijven. Het is een kritische investering in het beschermen van gevoelige gegevens, bedrijfsactiviteiten en reputatie. Door robuuste beveiligingsmaatregelen te implementeren, naleving van regelgeving te waarborgen en een cultuur van cybersecurity-bewustzijn te bevorderen, kan je organisatie gedijen in het digitale tijdperk en tegelijkertijd de risico's minimaliseren.