Feature Friday: Bekräftelse av filer och mottagare

I denna serie kommer vi varje fredag att framhäva en av våra funktioner. Vår intelligenta Data Protection Platform består av kraftfulla funktioner som försäkrar en användarvänlig och säker kommunikation. Med dessa blogginlägg kommer vi visa hur dessa funktioner används. Enkla förklaringar, och direkt till poängen!

Idag framhäver vi bekräftelsen av filer och mottagare.

Varför misstag görs 

Vi har sagt det förr, och vi säger det igen: De flesta dataläckor uppstår till följd av den mänskliga faktorn!

Att skicka information till fel mottagare har visat sig vara den största orsaken till dataläckor år 2019.

Detta beror på olika anledningar där trötthet eller slarv är de vanligaste. Att skicka till fel mottagare är inte alltid ett problem om man endast ska skicka en gratulation till en kollega eller dylik. Dock blir konsekvenserna stora om det är känsliga data som behandlas i meddelandet.

Trots att det inte är meningen att dela information till fel mottagare så uppstår misstag som dessa alldeles för ofta. Vad den exakta anledningen än må vara så finns en gemensam faktor - brist på uppmärksamhet. Det är denna uppmärksamhetsbrist som måste behandlas för att förhindra att sådana misstag uppstår.

Hur en extra kontroll kan öka uppmärksamheten

Vi kanske inte kan utföra själva handlingen till användarna, men vi kan hjälpa användarna och förse er med rätt verktyg för att förhindra misstagen!

Till exempel:
Tänk dig att du ska skicka ett e-postmeddelanden med kundfiler till din kollega, Peter. Du komponerar ett e-postmeddelande, bifogar filerna och lägger till Peter som mottagare. Den första Peter som dyker upp som förslag när du skriver in namnet väljs och du får ett svar inom några minuter. Det var inte din kollega Peter som svarade, utan en annan kund med samma namn. Filerna har nu skickats till en mottagare som inte skulle ha fått dem och en dataläcka har uppstått.

Smartlockr har därför egenskaper som kräver att både bilagor och mottagare bekräftas innan ett e-postmeddelande kan skickas. Så, vad är fördelarna med detta?

• Användaren blir medveten om att känsliga data behandlas och ska delas;
  
• Om fel filer har bifogats blir du uppmärksammad på detta under kontrollen. Alla bifogade filer måste kontrolleras och bekräftas;
  
• Samma gäller mottagaren. Gick någonting fel med autofyllfunktionen eller valde Ni helt enkelt fel e-postadress? Då upptäcks det vid detta steg.

Ett misstag kan hända även den bästa. Därför hjälper vi på Smartlockr till att förhindra risken för en dataläcka - att förhindra dataläckor är vårt uppdrag!