E-post är ett snabbt och enkelt sätt att dela data på. Men när något är smidigt innebär det oftast att det finns en viss risk med att använda det. Att göra ett misstag är lika enkelt som att skriva och skicka ett e-postmeddelande.
Att bifoga fel fil, skicka ett meddelande till fel person eller klicka på ’svara alla’. Detta är alla små misstag som kan leda till stora konsekvenser. Denna checklista låter dig veta hur du skickar ett e-postmeddelande säkert och GDPR-följsamt. Läs vidare och se om du redan skickar e-post på ett säkert sätt eller om det finns rum för förbättring.
Om du råkar skicka ett e-postmeddelande som innehåller känslig information till fel person, räknas detta som en dataläcka. Se till att du alltid slänger ett extra öga på dina mottagare innan du skickar ditt meddelande. Det är dessutom väldigt lätt att råka klicka på ’svara alla’ när du inte borde.
Autofyll är en funktion som bör användas med största försiktighet: Du börjar skriva in ett namn i ditt mottagar-fält och ditt e-postprogram föreslår en av dina kontakter. Enkelt! Och farligt.
Delar du känsliga data via e-post? Se till att du trippelkollar dina mottagare. Ta en kopp kaffe och kom tillbaka för en sista check innan du klickar på ’skicka’.
Autofyll är inte en smart funktion och kan inte detektera vem du egentligen vill skriva till. Allt den vet är att du har skrivit in Per. Om det är Per Johansson på finansavdelningen eller Per Jansson, din kund, som du vill skicka ditt meddelande till har den ingen aning om.
Många har en liten notis för deras e-post i form av ett popupfönster. Detta visar ämnesraden för inkommande meddelanden, vilket kan leda till krångliga situationer. Tänk om ett e-postmeddelande med ett väldigt känsligt ämne visas under ett möte när mottagaren delar sin skärm? Alla kan se det! Så var försiktig med vad du inkluderar i din ämnesrad.
Även om du är 100 procent säker på att du har lagt till rätt mottagare, borde du tänka efter en extra gång innan du skickar privat information. Är denna person behörig att ta emot denna data? Detta gäller framför allt dig som arbetar inom vården, myndigheter, finans och juridik. Det finns flera fall där bara vissa personer har rätt att ta emot känsliga data. Är du osäker? Dubbekolla alltid!
Om informationen i ditt e-postmeddelande eller i dina bilagor är känslig bör du kryptera det. I vissa fall kräver till och med lagen det. Om du inte kan kryptera själv, kan du använda en tjänst som Smartlockr som gör hela jobbet åt dig.
Detta kanske verkar självklart, men många använder fortfarande lösenord som ’qwerty’ eller ’123456’. Genom att skapa ett unikt lösenord minimerar du risken för att ditt konto ska hackas.
Ett bra, starkt lösenord är grunden till god, digital säkerhet. Ställ dessutom in tvåfaktorsautentisering för att skapa en ännu starkare vägg mellan dig och oinbjudna gäster.
Sätt dessutom upp tvåfaktorsautentisering för ditt konto. Det hjälper dig om en hackare skulle få tag på ditt lösenord. Utan din andra form av autentisering kan de inte komma in på ditt konto!
Denna checklista kanske verkar innehålla mycket att hålla koll på. Om deu vill vara säker på att du alltid skickar känslig information på rätt sätt är Smartlockr det perfekta verktyget för dig. Vi kontrollerar mottagare och säkrar dina e-postmeddelanden och bilagor automatiskt. Självklart är allt även krypterat.
Är du nyfiken på hur Smartlockr kan hjälpa dig? Boka en gratis demo via knappen nedan.