Barnens uppgifter behöver också skyddas: Fallstudie Partou

Med över 400 förskolor och fler än 30 000 barn varje dag är Partou en nederländsk branschledare med en lika beundransvärd som viktig uppgift.

Vi satt ner med Erwin Wilschut, IT-projektledare på Partou: "Barnens personuppgifter är en naturlig del av alla daghemsverksamheter. Från det ögonblick då en förälder ringer för att fråga om ledighet skickas ofta känsliga uppgifter via e-post som en del av utbytet. Naturligtvis måste vi också ta hänsyn till vår kommunikation med andra parter, t.ex. folkhälsovårdsmyndigheter och tillsynsmyndigheter.
Tack och lov tog jag med mig en hel del kunskap och erfarenhet till bordet när jag i augusti 2019 började jobba på Partou: jag hade tidigare forskat om säkerhetsrutiner i ideella organisationer, vilket visade sig vara till stor hjälp.

Att övertyga ledningen

Innan jag började på Partou arbetade jag i en hårt organiserad affärsmiljö med väldefinierade processer. Naturligtvis är Partous huvudfokus att ge barnen god omsorg och utbildning. Med hjälp av mina kunskaper och de tidigare nämnda forskningsperspektiven lyckades jag få upp frågan om onlinesäkerhet på ledningens dagordning.

Även om behovet av säkerhet var uppenbart för alla, befann sig Partou vid den tidpunkten mitt i en förhandling om sammanslagning, och därför krävdes det lite ansträngning för att se till att frågan om informationssäkerhet hanterades direkt, snarare än i kölvattnet av fusionen.

"Ledningen blev övertygad i det ögonblick de såg att kostnaderna för ett dataintrång är mer varierande och långvariga än vad de flesta människor först inser."

Att förhindra inte bara de ekonomiska bakslagen utan också de skador på ryktet som är förknippade med dataintrång blev därför mitt uppdrag, och jag började leta efter en lösning.

Varför Smartlockr

Det slutade med att vi bjöd in tre kandidater till en demo. En av dem avvisades snabbt, så vi fick välja mellan Smartlockr och er konkurrent. De två produkterna i sig verkade tillräckligt lika varandra, men Smartlockrs kommunikationsstil var det som fick den att sticka ut från mängden.

Alla våra frågor besvarades snabbt och när ett svar inte var omedelbart tillgängligt fick vi en tidsplan för när vi kunde förvänta oss ett svar. Jag uppskattade verkligen hur Smartlockr proaktivt kontaktade oss med tips eller för att försäkra sig om att vi hade tänkt på allt. Kort sagt, Smartlockr positionerade sig som en partner snarare än en leverantör.

Kundframgång

I det ögonblick ett kontrakt undertecknas kan kunden lita på sitt Customer Success Team:

"Vi fick genast en Customer Success Manager, som i princip är en kontaktperson mellan Smartlockr och kunden, någon som finns där varje steg på vägen. Detta visade sig vara av stort värde för mig. När du skriver på för ett annat företag vet du själv inte hur du ska implementera dess produkt eller hur du ska se till att dina medarbetare välkomnar den lika mycket som du gör. Ingen gillar trots allt förändringar, vilket gjorde det ännu mer värdefullt när vår Customer Success Manager gav mig fullständiga kommunikations- och implementeringsplaner eller något annat som behövdes. Smartlockr har uppenbarligen stor erfarenhet av införandeprojekt.

"Smartlockrs proaktiva och handlingskraftiga attityd bidrar också till att göra livet enkelt för alla som arbetar på Partou."

De gör verkligen det lilla extra här. Typiskt för Smartlockr är till exempel att deras försäljningsavdelning regelbundet kontaktar oss, långt efter att kontraktet undertecknats. Det är inte något man ser ofta.

Arbeta med Smartlockr

För närvarande håller vi på att införa Smartlockr i små omgångar i vår organisation. Vi tror på att ge slutanvändarna ansvaret för att skicka e-post på ett säkert sätt: man vinner förtroende genom att ge det. Smartlockr är till stor hjälp i detta avseende genom att göra det mycket enkelt för människor att klicka på den extra knapp som behövs för att säkra e-postkommunikationen. Det faktum att det är en så liten förändring bidrar till att förhindra motstånd mot förändringar.

De som kan använda Smartlockr har enhälligt uttalat sig positivt om Smartlockr och hur lätt det är att använda.

Sammantaget ger jag Smartlockr 9,5 av 10 och jag skulle definitivt rekommendera det till andra organisationer.

"Man ser ofta att folk underskattar riskerna för dataintrång och överskattar hur komplicerat det är att implementera Smartlockr. Mitt råd är att verkligen överväga vilka risker du tar och hur lätt det är att vidta nödvändiga säkerhetsåtgärder, särskilt med Smartlockr vid din sida."