Enkel och säker e-posthantering är viktigt för alla som arbetar i en kommun. Kommunen Zeist, som ligger i hjärtat av Nederländerna, började nyligen leta efter en e-postlösning som de anställda skulle tycka var lätt att använda.
Vi satte oss ner med Stanley, IT-chef och säkerhetsansvarig på Kommunen Zeist, och pratade först om deras tidigare e-postlösning: "Den gamla lösningen tog inte mycket av min tid i anspråk, delvis på grund av att nästan ingen använde den. Dataintrång är en rubrik nästan varje dag, så ju mer du kan göra för att förhindra dem, desto bättre."
"När kontraktet med vår tidigare leverantör för säker e-post närmade sig sitt slut tog vi på oss att söka efter något bättre på marknaden. Och det hittade vi!
Problemet med vår tidigare leverantör var att även om den erbjöd gott om säkerhet och skydd så skedde det på bekostnad av användarvänligheten. Detta ledde till att många anställda klagade på att de var tvungna att klicka på för många knappar och byta system för att utföra även de enklaste uppgifterna. Därför bjöd vi in tre andra leverantörer för att se hur de skulle jämföra."
Behovet av en enklare lösning blev snabbt uppenbart.
Som Stanley uttrycker det: "Vi bjöd in tre andra leverantörer. Smartlockr rekommenderades till oss av en CISO från en annan kommun. Vårt främsta skäl var säkerhet, men inte utan att ge avkall på användarvänlighet. För att hjälpa oss lade vi till tre personer i vår testgrupp: någon som regelbundet använde vår nuvarande e-postlösning, någon som hade problem med dess användarvänlighet och någon som knappt visste hur man arbetar med den."
Efter att ha jämfört tre leverantörer hamnade Smartlockr i topp: "Smartlockr är mycket enklare, tydligare och ber inte slutanvändaren att göra något tråkigt eller komplicerat för att skicka e-post på ett säkert sätt. Vår tidigare lösning var lite gammaldags, med många alternativ, kryssrutor och liknande. Smartlockr tar bort alla onödiga interaktioner. Dessutom gillar vi hur enkelt det är att ställa in tvåfaktorsautentisering: ett lösenord skickas automatiskt, medan vi tidigare var beroende av telefonsamtal och SMS för att göra det, vilket var mycket besvärligt.
Att byta e-postlösning kan naturligtvis uppfattas som riskabelt, särskilt om det förändrar de anställdas sätt att arbeta, "men de flesta anställda har accepterat det nya sättet att skicka e-post på ett säkert sätt" enligt Stanley.
Efter ett smidig införandeprojekt började folk använda Smartlockr: "Ingen hade några problem med att vänja sig vid det. Jag tror att mer än hälften av de anställda inte ens brydde sig om att läsa bruksanvisningen. De som inte läste den klarade av att använda Smartlockr utan att behöva någon ytterligare förklaring eller instruktion.
På Zeist kommun valde vi en partiell introduktion med fokus på de funktioner som redan fanns på plats. I vårt fall handlade det helt enkelt om att skicka och ta emot e-post på ett säkert sätt. Hela processen var mycket enkel. Vi gick live klockan 7:30 på morgonen. Klockan 10:00 gick jag och drack kaffe, för det hade inte funnits någon som behövde min hjälp."