Det är en av de första sakerna vi gör när vi startar dagen: att kolla mejlen. Och det är knappast förvånande: mycket av vår kommunikation sker numera via mejl. Och bäst av allt? Det är alltid tillgängligt. Tiden då vi bara kunde se meddelanden på kontoret är över: vi är tillgängliga när som helst, var som helst. Att arbeta hemifrån har dessutom visat hur pass viktigt detta är. Oavsett plats eller enhet vet vi alltid var vi kan få tag på varandra via mejl, och vi kan dela all sorts information vi vill.
Men frågan är: hur organiserar vi detta utbyte av data så optimalt som möjligt? Ett av sätten är via användningen av Cloud E-mail, alltså e-post i molnet. I det här blogginlägget går vi närmare in på vad som skiljer e-post i molnet från privat e-post, och hur det samtidigt kan vara minst lika säkert.
Molnet är en virtuell miljö där det är enkelt att dela meddelanden och filer med varandra. Du har tillgång till data från alla datorer i världen. Detta skiljer sig från privat e-post, där alla uppgifter lagras ”in-house” på egna servrar.
Fördelarna med molnet är:
Med Smartlockr krypteras dina data och skickas sedan i krypterat format. Men vad händer sedan? Var lagras informationen, och vem har tillgång till den?
Även om molnet i huvudsak har börjat bli populärt finns det fortfarande många skeptiker. För när all information lagras och delas på en central plats, hur säker kan lösningen vara? Att arbeta i molnet har onekligen även sina nackdelar:
Oavsett så är det möjligt att använda en molntjänst, förutsatt att du som organisation vidtar rätt åtgärder.
Lyckligtvis behöver effektivt och enkelt arbete inte komma på bekostnad av säkerheten. Det gäller dock endast om du vidtar rätt åtgärder. Även om du beslutar att låta en tredje part ansvara för dina data kan du anta att de lagras och bearbetas på ett säkert sätt.
För att se till att du kan arbeta säkert i molnet bör du ha följande i åtanke:
När data skickas vill du att endast den behörige avsändaren och mottagaren ska ha tillgång till dem. De måste skyddas från alla andra. Detta gäller både för din molnleverantör och framför allt för cyberkriminella. Ett sätt att göra detta på är att skicka uppgifter krypterat, utan att någon har kunskap om vad uppgifterna innehåller. Data krypteras och både skickas och lagras i krypterad form. Detta innebär att inte ens din leverantör, som tar hand om förvaring och leverans av data, har tillgång till uppgifterna.
Tyvärr är det många leverantörer som inte använder kunskapsfri kryptering: de krypterar förvisso dina data, men om nödvändigt kan myndigheter begära åtkomst till dem (via The Cloud Act). Krypteringen kan därför ses som en falsk trygghet.
Krypteringsnycklarna för att öppna meddelanden skickas separat och endast till de behöriga mottagarna.
Arbetar du på projektbasis? Då är oddsen goda att inte alla filer behövs hela tiden. För att ange en maximal period som en fil lagras i är det viktigt att den funktionen erbjuds. Du kan då till exempel göra så att väldigt känsliga uppgifter bara är tillgängliga i en dag. På så viss förebygger du att känsliga uppgifter ”flyter runt” i onödan när de inte längre behövs.
Att arbeta i molnet kan alltså öka effektiviteten inom din organisation. Det är viktigt att vidta avgörande åtgärder för att skydda integriteten av den data du har. Blir ovanstående möjligt samtidigt som dina anställda kan arbeta på ett användarvänligt sätt, utan att andra får tillgång till känslig information?