Smartlockr Blogg

Säker e-post: i molnet eller in-house?

Skriven av Smartlockr | Apr 28, 2021 8:24:15 AM

Alla som vill installera intern mejlkommunikation inom en organisation har två möjligheter: E-post i molnet eller ”in-house”. Men vad är egentligen skillnaden, och ännu viktigare, hur väljer du den lösning som bäst passar din organisation? I det här blogginlägget förklarar vi vilka de viktigaste skillnaderna är.

Vad innebär “in house” e-post?

Det här är det ”klassiska” sättet att arbeta på, där din organisation lagrar all data själva. Kort sagt sker det på egna servrar, utan behovet av en tredje part. Detta omfattar hela IT-miljön med dess tillgångar, som till exempel hårdvara, mjukvara och alla tjänster, som då finns på plats inom organisationen. Många organisationer föredrar detta. Med detta tillvägagångssätt behålls kontrollen över organisationens egna data. Särskilt sektorer där integritet är extra viktigt är mer troliga att välja denna lösning. Argumentet är att om det kan göras i huset, så nära tillhands, är det enklare att hålla ett öga på all data.

 

Även om detta kan ses som en stor fördel så finns det en hel del nackdelar med lösningen:

  • Höga årliga kostnader

    De som vill ha hand om allting på egen hand måste även själva bära alla kostnaderna. Licenskostnaderna för e-post, externt underhåll och utbildning kostar inte särskilt mycket, men andra (återkommande) kostnader tillkommer. Tänk på kostnaderna för implementering och kontinuerlig utbildning, inköp av hårdvara och löner till din IT-personal.

  • Installation per dator

    Ju större organisationen är, desto mer behöver installeras per dator. För optimal användning måste du även se till att varje installation går som den ska.

  • Manuella mjukvaruuppdateringar

    Alla uppdateringar måste utföras manuellt per enhet.

  • Ökade kostnader när organisationen växer

    Fortsätter ni att växa som organisation? Då kan inte IT-strukturen halka efter. Tänk på kostnaderna för, bland annat, extra servrar för att öka kapaciteten.


På senare år har fler och fler organisationer även upplevt problem när de använder en egen lösning. Nu när teknologin möjliggör flera olika alternativ är det allt fler organisationer som föredrar en central och digital plats: molnet.

 

Vad är Cloud Email?

Med Cloud Email, alltså e-post i molnet, används en tredje part för att lagra all data. Till skillnad från en in-house-lösning lagras allt i molnet. Detta är ett digitalt utrymme där all data finns tillgänglig från var som helst och på alla enheter. Som organisation behöver du inte längre bry dig om alla IT-frågor: du kan fortsätta att fokusera på kärnverksamheten.

Att arbeta i molnet har blivit populärt på senare år. Olika avdelningar kan alltid enkelt dela information utan att vara fysiskt på plats på kontoret. Det är önskvärt nuförtiden, i och med att vi arbetar allt mer hemifrån. Men det är inte den enda fördelen:

  • Inget underhåll av servrar

    Allt sparas automatiskt. Du behöver inte gå igenom allt krångel med att arbeta med (flera) servrar.

  • Kostnadsbesparande

    Efter att ha köpt licenserna tillkommer inga större kostnader. Som exempel finns inga kostnader för downtime, utvecklingsarbete, uppgraderingar och allmänt underhåll.

  • Automatiska uppdateringar

    Har nya funktioner kommit till marknaden, och har tjänsten uppdaterats? Då får du alla uppdateringarna automatiskt, vilket sparar massor av tid. Du behöver inte installera varje ny version på varje användares dator.

 

Om arbete i molnet har så många fördelar, varför är då inte alla övertygade än? Därför att det rekommenderas i vissa sektorer, och idén kvarstår att molnet inte är tillräckligt säkert. Men det stämmer inte. Molnmiljön är en säker miljö, där säkerheten är inbyggd i flera lager – om det görs på rätt sätt.

“Risken att någon stjäl en server på kontoret är större än risken för att någon stjäl data från ett datacenter.”

 

Med Smartlockr krypteras dina data och skickas sedan i krypterat format. Men vad händer sedan? Var lagras informationen, och vem har tillgång till den?

 

Molnet vs In-house

Vilket alternativ du bör välja beror helt på vad som är viktigt för dig. Väljer du smidighet, eller anser du att det är viktigare att ha kontroll över dina egna uppgifter? Här är en översikt över de största skillnaderna:

 

 

In-house

Molnet

Din organisation bär alla kostnaderna. De kan vara höga om vi ser till allt som tillkommer (underhåll, löner till IT-personal, förnyelse av tjänster, uppdateringar, osv.)

Du betalar endast för de licenser du köper. Allt underhåll, uppdateringar, osv. är inkluderade i priset.

Alla (känsliga) uppgifter lagras på egen plats, och du behåller således kontrollen över all data. Detta är önskvärt när det kommer till integritetskänsliga uppgifter.

Lagring av data sker externt. Det är här viktigt att kartlägga ordentligt om denna tredje part har tillgång till de uppgifter som lagras.

Som organisation måste du baka in den allra bästa säkerheten för dina uppgifter. Som exempel måste servrar finnas på en säker plats på kontoret.

Uppgifternas trygga förvar sker utanför organisationen, och du har ingen kontroll över säker (krypterad) förvaring. Det är därför viktigt att titta på hur förvaringen är organiserad per datacenter.

Efterlevnad av regleringar kan arrangeras inom organisationen. Certifikat kan hjälpa med detta, men du måste själv skaffa dem och det kostar både tid och pengar.

Tredjepartsleverantören måste leva upp till de regler som finns och säkra efterlevnad av tillämpliga standarder, som till exempel GDPR.

 

 

Att arbeta i molnet: framtiden

Nu när vi vill arbeta både snabbare och enklare måste vi blicka framåt, till vad tekniken har att erbjuda. Att arbeta hemifrån är standarden inom vissa sektorer, och vi måste kunna bemöta detta på ett smart sätt.

 

Även om molnet inte alltid är accepterat för utbyte och lagring av känsliga uppgifter finns det flera säkra alternativ. Det gäller framför allt e-post i molnet. Med rätt lösningar kan vi göra den digitala arbetsplatsen till en säker arbetsplats.
Visa hela inlägget