Hur kommuner och regioner kan slippa faxen med en uppladdningsportal

Arbetar du inom en kommun eller region? Då kan vi slå vad om att du har varit i kontakt med en fax under det senaste året. Förmodligen mer än en gång. 

För många känns faxen som en del av 80-talet. Det är en utdaterad teknik, men den används oftare än vi tror. Framför allt inom den offentliga sektorn. Anledningen är de skärpta reglerna kring hantering av personuppgifter efter att GDPR infördes.

På grund av detta får du som hanterar känsliga uppgifter inte bara mejla saker hur som helst. Det måste göras på ett sätt som följer vissa riktlinjer, vilket gör att många har gått tillbaka till klassikern: faxen. Eller andra traditionella kommunikationskanaler som snigelpost eller telefonsamtal. 

Är det speciellt säkert? Nej. 

Är det effektivt? Absolut inte.  

Men vi har ett verktyg som kan hjälpa dig som är trött på att faxa, ringa och slicka frimärken: Uppladdningsportalen! 

Vad är en uppladdningsportal?

Smartlockrs uppladdningsportal är ett sätt för dig att kunna ta emot digitala filer och meddelanden på ett säkert och krypterat sätt.  

Många av våra kunder lägger helt enkelt upp en knapp på sin hemsida med en länk till uppladdningsportalen. Här kan dina kontakter skriva ett meddelande och bifoga eventuella filer. Det är ett perfekt sätt att hantera känslig information som kommer in till er externt. 

Du kan dessutom välja att låta dina kontakter själva skriva in e-postadressen dit deras meddelande ska skickas. 

När informationen har laddats upp i portalen av din kontakt, skickas ett mejl till den angivna e-postadressen. Mejlet innehåller en länk till en säker, krypterad kanal där du kan läsa meddelandet som har skickats till er och ladda ner eventuella filer.  

När kan jag använda en uppladdningsportal?  

Uppladdningsportaler kan vara mycket användbara inom flera verksamheter inom en kommun eller region. Nedan hittar du tre exempel: 

1. För dig som arbetar inom skola och utbildning 

Arbetar du inom skola och tar fortfarande emot sjukanmälningar via telefon eller kanske till och med vanlig e-post? Information om sjukdom är extra skyddsvärd, därför kan det strida mot dataskyddsförordningen (GDPR) att hantera sådan typ av data via vanlig e-post. Framför allt om föräldrar behöver uppge personnummer för att sjukanmäla sina barn. 

Med en uppladdningsportal kan föräldrar enkelt skicka in sådan information på ett säkert sätt som är smidigt för er. Allt ni behöver göra är att ställa in en e-postadress som ni kallar för ’sjukanmälningar’ så kommer all information till ett och samma ställe.  

Med en uppladdningsportal tar du dessutom emot alla andra former av känslig information på ett säkert sätt. Anmälningsblanketter, information om allergier, sjukintyg och så vidare. All denna information kan med en uppladdningsportal skickas till er på ett enkelt sätt som är enhetligt med GDPR. 

2. För dig som arbetar inom hälso- och sjukvård 

Fax, telefonsamtal och brev är framför allt fortfarande väldigt vanligt inom vården. Exempel på känslig information som utbyts inom sjukvården är inksrivningsblanketter, remisser, receptförnyelser, information om sjukdom, provsvar. Listan bara fortsätter. 

Uppladdningsportaler kan hjälpa dig som arbetar inom vården att kommunicera med patienter, men även med att utbyta information mellan avdelningar. Det är enkelt att sätta upp en uppladdningsportal för dina patienter, och en annan för kollegor.  

På detta sätt slipper både patienter och kollegor att hantera gammalmodiga kommunikationskanaler. Dessutom riskerar du inte att ett brev eller en fax går till fel mottagare. Visste du att detta är den vanligaste formen av dataläckor i Sverige? Enligt Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) står felaktigt brevutskick för 35 % av alla personuppgiftsincidenter inom hälso- och sjukvård. 

Med en uppladdningsportal ser du enkelt till att informationen hamnar hos rätt personer. 

3. För dig som arbetar inom socialtjänsten:  

Socialtjänsten arbetar med att ge stöd till personer som behöver hjälp på ett eller annat sätt i sin vardag. På grund av detta skickas det mycket känsliga data angående vård, äldreomsorg, stöd för missbruk, stöd och service till personer med funktionsnedsättningar och även familjeomsorg. 

Enligt IMY står felaktiga brevutskick för hela 39 % av alla personuppgiftsincidenter som skedde inom socialtjänsten under 2021. Detta visar tydligt hur osäkert brev och fax faktiskt är. 

Med en uppladdningsportal kan socialtjänsten enkelt se till att sätta upp e-postadresser för de vanligaste ärendena som kommer in externt och på det sättet kontrollera vart uppgifterna går. 

Slutsatsen? 

Slopa faxen, breven och telefonsamtalen. Även om det kan verka som en snabb lösning för GDPR är det absolut inte ett säkert sätt att kommunicera på. 

Är du nyfiken på att höra mer om hur uppladdningsportaler och säker e-post kan hjälpa din organisation? Boka in 30 minuter för ett samtal med en av våra experter.