Bestanden uploaden eenvoudig gemaakt

Stel: je zou iets kunnen veranderen aan de manier waarop je bestanden ontvangt. Wat zou het dan zijn? Bestanden veiliger ontvangen? Sneller of juist gemakkelijker? Smartlockr maakt het allemaal mogelijk met een uploadverzoek. Hoe het precies werkt, lees je in deze blog.

Wat is een uploadverzoek?

Een uploadverzoek is een veilige manier om bestanden te ontvangen. Degene die het verzoek ontvangt, kan via dit verzoek de bestanden uploaden en terugsturen. Eenvoudig en snel, zonder de kans op het maken van een fout. De bestanden gaan namelijk direct naar de afzender. Voor gevoelige informatie in bijvoorbeeld de advocatuur of patiëntendossiers met medische gegevens in de zorg, kan dit een oplossing zijn.

Dit is hoe het werkt:

1. De verzender verstuurt een uploadverzoek. Hiermee kan je aangegeven welke bestanden je wil ontvangen en in welk formaat. Vanaf het moment dat het uploadverzoek is aangemaakt, is er een veilig kanaal gecreëerd.
2. De ontvanger van het verzoek ontvangt een e-mail met een link. Via de link komt de ontvanger in het beveiligde kanaal. Hier kunnen de bestanden worden geüpload en worden teruggestuurd.
3. Als de bestanden zijn verstuurd, krijgen zowel verzender en de ontvanger een notificatie. 

Waarom bestanden uploaden met een uploadverzoek onmisbaar is

Het is eigenlijk heel eenvoudig: een uploadverzoek maakt je werkproces makkelijker en veiliger. En dat is onder regelgevingen zoals de AVG en NTA 7516 belangrijker dan ooit tevoren. Jij als organisatie ontvangt dagelijks waarschijnlijk veel bestanden. Ongeacht de sector: wie veel gevoelige informatie ontvangt, moet dit op een veilige manier doen.

Enkele voorbeelden:

Juridische dienstverlening

Door de coronacrisis kan een advocaat belangrijke stukken niet meer persoonlijk afleveren. Er wordt dan gekozen voor veilig mailen. Omdat er veel fout kan gaan bij e-mail (denk aan het verzenden van informatie naar de verkeerde persoon), moet de communicatie voldoende beveiligd zijn. Met het uploadverzoek kan de advocaat de stukken opsturen, die direct naar de geauthentiseerde ontvanger gaan. Zonder tussenkomst van derden, zonder onbevoegden die de bestanden kunnen inzien.

De zorg

Een nieuwe patiënt wil zich inschrijven bij een zorgcentrum. Het inschrijfformulier bevat veel privacygevoelige informatie, dus is het belangrijk dat deze informatie veilig wordt verstuurd. Met een uploadverzoek maak je het de nieuwe patiënt makkelijk om het formulier te versturen.

Gemeente

Burgers versturen voor verschillende zaken bestanden naar gemeentes. Om deze stroom aan inkomende bestanden te verwerken, is het handig om uploadverzoeken te gebruiken. Burgers kunnen eenvoudig bestanden uploaden, waarna deze direct bij de juiste personen/afdelingen terechtkomen.

Welke soort informatie je ook wil ontvangen, met het uploadverzoek gebeurt het altijd veilig.

De voordelen van het uploadverzoek van Smartlockr

Al meerdere organisaties maken gebruik van een uploadverzoek. Maar niet elk soort is hetzelfde. Smartlockr richt zich met het uploadverzoek op gebruiksvriendelijkheid. Zowel de verzender als de ontvanger moeten met minimale inspanning bestanden veilig kunnen uitwisselen.

Het uploadportaal van Smartlockr biedt je organisatie daarom ook veel voordelen:

• Ontvang bestanden eenvoudig en veilig

  Zodra het verzoek is verstuurd, is het aan de ontvanger om de bestanden te uploaden. Jij als verzender hoeft niks meer te doen.
  
  

• Geef specifieke bestandstypes en -groottes aan, en voorkom dat je verkeerde bestanden ontvangt

  Om te voorkomen dat mensen verkeerde bestanden (lees: formaat of grootte) uploaden, kan je dit in je uploadverzoek aangeven. Verwacht je een PDF-bestand? Dan kan de ontvanger alleen dit formaat selecteren. Selecteert de ontvanger bijvoorbeeld een .doc document, dan komt er een foutmelding.
  
  

• Ontvang grote bestanden eenvoudig

  Smartlockr maakt het mogelijk om grote bestanden (Terabytes) te versturen. Hierdoor hoeft niemand meer  onveilige diensten zoals WeTransfer en Dropbox te gebruiken.
  
  

• Bestanden uploaden wordt simpel gemaakt voor de verzender

  En de verzender? Die hoeft niks anders te doen dan te reageren op het uploadverzoek. Met de vooraf aangegeven informatie is het duidelijk wat er wordt verwacht. Er hoeft geen software te worden geïnstalleerd. Daarnaast is het duidelijk welke bestanden er worden verwacht.
  
  

• Behoud controle over de stroom aan inkomende bestanden

  Moeten bepaalde bestanden direct naar specifieke personen binnen de organisatie? Dan kan je dit eenvoudig aangeven. Voorkomen dat bestanden onnodig rondzweven en zorg dat ze bij de juiste personen terechtkomen.