In 5 stappen naar veilig mailen

Veilige communicatie is belangrijk als je veel privacygevoelige informatie uitwisselt. Dit geldt zeker als het om veilig mailen gaat. Helaas is gebleken dat e-mailapplicaties an sich vaak niet aan de AVG voldoen. Werken met een e-mailoplossing die wel aan deze standaarden voldoet, scheelt je als organisatie een hoop gedoe achteraf. Maar wat maakt veilig e-mailen dan zo veilig? En waar moet je op letten? Wij hebben voor je 5 stappen in kaart gebracht.

1. Bewustwording onder medewerkers vergroten

We hebben het al eens eerder aangegeven: de grootste oorzaak van datalekken is het versturen van gegevens naar de verkeerde persoon. Vaak heeft dit ermee te maken dat je je niet bewust bent van wát er wordt verstuurd en naar wie.      Feit is dat menselijke fouten altijd gemaakt kunnen worden. Het is daarom belangrijk dat er bewustwording wordt gecreëerd onder de gebruikers. Dit kan vanuit de organisatie, maar dit kan ook met het juiste systeem. Want bedenk je eens: hoeveel kleiner is de kans op een datalek, als je als gebruiker je ontvanger en bestand moet controleren?

Lees meer over veilig mailen 

2. Gevoelige content signaleren

Niet iedereen is zich bewust van wat gevoelige content is of wat persoonsgegevens precies zijn. En dat is ook zo gek nog niet, want wat voor éénorganisatie privacygevoelig kan zijn, is voor de ander niet gevoelig. Bij het opstellen van een e-mail helpt het als je wordt gewezen op gevoelige content. Zo kunnen meldingen die gevoelige content benadrukken, helpen.

→ LEES MEER:  Feature Friday: gevoelige informatie markeren in e-mailconcept

3. Versleutel berichten van begin tot eind

Een goede beveiliging is key. Letterlijk. Wanneer berichten met de juiste beveiliging worden verstuurd, verklein je de kans op een datalek. End-to-end encryptie maakt het dan ook mogelijk om je bericht van verzender tot ontvanger versleuteld te versturen. Het zorgt ervoor dat het bericht tijdens verzending versleuteld blijft; zelfs als het bericht onderschept wordt, is kunnen onbevoegden hem niet lezen. Maar, dit is natuurlijk niet alles. Het gaat erom dat alleen de juiste ontvanger toegang krijgt tot het bericht. Hier komen één en twee-factor authenticatie bij kijken: alleen de geauthentiseerde ontvanger heeft toegang tot het versleutelde bericht.

→ LEES MEER:  Feature Friday: Versleutelde Mail

4. Gemak voor zowel de verzender als voor de ontvanger

Gemakt dient de mens. En in deze digitale wereld waarin systemen soms ingewikkeld zijn, willen wij altijd gemak. Dit geldt zeker voor veiligheid, die vanuit wetten en regels wordt opgelegd. Het laatste wat je als organisatie wil zijn systemen die geen toevoeging, maar een gedoe zijn.

Een plug-and-play oplossing voor de verzender is natuurlijk ideaal. Door snelle implementatie én een makkelijk te gebruiken oplossing blijft e-mailen eenvoudig, maar dan met de juiste veiligheidseisen.
Voor de ontvanger betekent dit dat deze geen software hoeft te instaleren. Het ontvangen en verzenden van veilige bestanden moet net zo makkelijk zijn.

5. Berichten, bestanden en ontvangers blokkeren ná verzending

E-mailen blijft een menselijke handeling en zoals eerder gezegd kunnen fouten altijd worden gemaakt. Zelfs wanneer er je meerdere keren hebt gecheckt. Toch kan het gebeuren dat je alsnog een e-mail met gevoelige informatie naar de verkerde persoon stuurt. De juiste oplossing kan ervoor zorgen dat berichten zelfs ná verzending nog kunnen worden geblokkeerd.

→ LEES MEER:  Blokkeren van verzonden e-mails, bestanden en ontvangers