Veilig mailen: Smartlockr SMTP Relay Service vs een aparte app

We leven in een digitale wereld. Alles is met elkaar verbonden en we zijn communicatiever dan ooit. Of je nu op kantoor bent of onderweg: we vinden altijd wel een moment om even online te zijn. En dat is niet gek ook. We kúnnen ook altijd even uitzoomen om bijvoorbeeld te appen met vrienden of je mail te checken.

Hoewel we het altijd kunnen, wil dat niet zeggen dat we dit ook altijd moeten. Want hoe makkelijk het ook is, met digitale kansen komen ook veel digitale gevaren. Kijk bijvoorbeeld naar verschillende apps op je telefoon die je dagelijks gebruikt. Als deze niet goed zijn getest, kunnen ze meer kwaad dan goed doen.

Als we kijken naar veilig mailen, kan een aparte app ook aantrekkelijk klinken. Maar is dit wel veilig genoeg? Of zou je beter kunnen kiezen voor een extra laag beveiliging in je bestaande e-mailproces, door een SMTP Relay Service (of SMTP Server)? In deze blog leggen we je het verschil uit en zetten we de voor- en nadelen voor je op een rijtje.

Wat is een SMTP Relay Service?

Er kan veel misgaan bij veilig mailen. Berichten bereiken soms de inbox van de ontvanger niet, omdat ze onderweg kunnen worden geblokkeerd (doorbijvoorbeelde geblokkeerde IP-adressen). Om ervoor te zorgen dat dit proces wel goed verloopt, is er een tussenpartij nodig: dit is waar de SMTP Relay Service bij komt kijken. De Relay Service zorgt ervoor dat de verzonden e-mailberichten onderweg, waar nodig, de juiste aanpassingen krijgen om afgeleverd te kunnen worden.

Maar daar blijft het niet bij. De SMTP Relay Service is ook de perfecte manier om e-mails te beveiligen, conform diverse wet- en regelgevingen. Door het relayen kan het een extra laag beveiliging meegeven aan je e-mails. Hoe? Door elke mail te beoordelen op inhoud. Het kan reageren op vooraf ingestelde contentfilters. Als organisatie kan je deze instellen om je e-mails een bepaald niveau van veiligheid mee te geven. Stel: je verstuurt een e-mail met bijlagen, met content die staat ingesteld als contentfilter. De SMTP Relay Service herkent deze instelling en zal de passende beveiliging toevoegen. Zonder dat jij hier als gebruiker iets voor hoeft te doen. De beveiliging loopt op de achtergrond. En als je een e-mail stuurt die geen extra beveiliging nodig heeft, dan wordt deze verstuurd zonder aanpassingen. 

Dat is niet het enige voordeel:

• Het gebruik van de SMTP Relay Service maakt het eenvoudig om vanaf elk apparaat te werken. Of je nu werkt op je mobiel, laptop of tablet: de integratie zorgt ervoor dat veilig mailen altijd mogelijk wordt gemaakt.
• Je blijft veilig mailen vanuit je vertrouwde e-mailomgeving. De SMTP Relay Service werkt op de achtergrond, waardoor werkprocessen niet worden verstoord.
• Er hoeft geen aanvullende software te worden geïnstalleerd. Dat is niet alleen handig, maar ook gebruiksvriendelijk. Atechnische werknemers kunnen veilig blijven werken, zonder weer iets nieuws te hoeven leren. 
• Met contentfilters kan je precies aangeven welke content extra beveiliging nodig heeft. Door altijd de juiste beveiliging toe te passen, verklein je de kans op menselijke fouten.
  
  De SMTP Relay Service werkt als man in the middle en helpt de gebruiker. Overigens gebeurt dit op de achtergrond, waardoor er geen zichtbare bewustwording is voor de gebruiker. 

SMTP Relay Service of toch een mobiele app?

Onze telefoon hebben we altijd bij ons. We gebruiken hem ook overal. Daarom zou een app voor veilig mailen aantrekkelijk kunnen zijn. Dat is het ook zeker. Toch zijn er ook nadelen.  Om het je makkelijk te maken, hebben we de voor- en nadelen voor je op een rijtje gezet:

+ Een app is makkelijk in gebruik, als het UX-design gebruiksvriendelijk is. We zijn steeds beter geworden in het werken met apps en hebben daarom bepaalde verwachtingen. Teveel tekst? Niet aantrekkelijk. Zijn er knoppen verstopt? Niet handig. Is niet alle informatie snel te vinden? Te tijdrovend. Een app kan handig zijn, maar dan moet het de gebruiker wel iets opleveren.

+ Bewustwording voor de gebruiker is ook aanwezig in de app. Met meldingen en notificaties kan de gebruiker bewust worden gemaakt tijdens het e-mailproces.

-  Een aparte app betekent dat de gebruiker iets moet installeren. Zoals met elke app, zijn er constant updates. Dit kan ten koste gaan van de veiligheid van de dienst. Een fout in het systeem kan er namelijk voor zorgen dat de app niet meer fijn werkt.

-  Omschakelen naar een aparte app kan als ongebruiksvriendelijk worden ervaren. Wie veilig, effectief en gemakkelijk wil werken, kan het wisselen tussen verschillende interfaces als vervelend ervaren.

Waar je als organisatie uiteindelijk voor zal kiezen, hangt af van je wensen. Vind je gebruiksvriendelijkheid belangrijk? Wil je altijd en overal veilig kunnen blijven werken op een simpele manier? Of vind je het belangrijk dat bewustwording wordt vergroot?

Waarom Smartlockr een SMTP Relay Service aanbiedt

Smartlockr biedt geen externe omgeving, in de vorm van een app, aan. Door het gebruik van de SMTP Relay Service willen  wij het gemak van veilig mailen waarborgen. Het grote voordeel? Gebruikers blijven op dezelfde veilige manier werken, waarbij de bewustwording is geïntegreerd. 

Met onze SMTP Relay Service willen wij veiligheid en gebruiksvriendelijkheid combineren. Jij hoeft je als organisatie niet meer zorgen te maken over de beveiliging en je gebruikers niet om gedoe met nieuwe systemen. Want daar gaat het uiteindelijk om: het je gebruikers zo makkelijk mogelijk maken om veilig te blijven communiceren.

Dus, waarom zou je de SMTP Relay Service overwegen? Omdat:

• veilig mailen niet ten koste zal gaan van de gebruiksvriendelijkheid. Onze oplossing is een toevoeging, geen extra handeling;
• je op elk moment, vanaf elk apparaat veilig kan mailen. Of dit nu is op kantoor of het gemak vanuit je eigen huis: wij maken het voor je mogelijk;
• de investering betaalt zich eenvoudig terug. Werknemers die blijven werken zonder hinder van de werkprocessen, zullen ook veilig blijven werken. Dit scheelt je als organisatie veel onaangename financiële kosten.