Veilig mailen uitgelegd in minder dan 500 woorden

Bijna iedereen maakt dagelijks gebruik van e-mail. Maar gebeurt dit ook altijd veilig, wanneer we bijvoorbeeld gevoelige gegevens delen? In veel branches gebeurt dit nog niet altijd. Als we kijken naar datalekken die ontstaan door e-mail, waarbij gegevens onbewust met de verkeerde personen worden gedeeld, liegen de cijfers er niet om.

Toch hoeft veilig mailen geen struikelblok te zijn als je weet waar je op moeten letten. En juist dát is iets waar organisaties tegenaan lopen. Daarom, een blog van minder dan 500 woorden waarin we veilig mailen kort uitleggen.

Wat is veilig mailen? Waarom is dit belangrijk? Alles wat je moet weten over veilig mailen.

Veilig werken, door het gehele e-mailproces

Het verzenden van e-mails is zo laagdrempelig dat er dagelijks veel van worden verzonden. Maar juist daarom kan er ook zoveel misgaan. Als je niet goed oplet, kunnen gegevens bij de verkeerde personen terechtkomen. Dus, waar moet je op letten? Het antwoord is simpel: het hele e-mailproces. Gevaar ligt namelijk op de loer vóór, tijdens en na het versturen van een e-mail. Hoe? Dat leggen we kort uit:

Vóór verzending

Bij het opstellen een e-mail kan er gevoelige informatie worden gedeeld. Deze informatie is alleen bedoeld voor de ontvanger. Wat gebeurt er als je in alle haast de verkeerde ontvanger hebt toegevoegd? Of als je onbedoeld een verkeerd bestand hebt toegevoegd aan je e-mail?

Zonder notificaties is het zeer waarschijnlijk dat je verder zal gaan met je e-mail, waarna deze wordt verzonden en bij de verkeerde persoon terechtkomt. Het gevolg? Een mogelijk datalek.

Hier een lijst met manieren om dit te voorkomen:

• Slimme scans die gevoelige inhoud kunnen herkennen tijdens het opstellen van het bericht en daarvoor de juiste beveiliging aanbevelen;
• Check op ontvangers + bijlagen;
• Retentieperiode instellen: hoelang mogen de bestanden beschikbaar blijven voor de ontvanger?
• Maximum aantal downloads instellen;
• Keuze uit een-factor en twee-factor- authenticatie.

Tijdens verzending

Als je op de verzendknop hebt geklikt, is het gevaar niet geweken. Wat als je e-mail niet via een veilige verbinding is verzonden of onderschept wordt met slechte versleuteling? Cybercriminelen hebben helaas niet stilgezeten: met de juiste software en technologieën kunnen ze data onderscheppen. Als je e-mail tijdens de verzending niet op de juiste manier is beschermd, kan je data tijdens verzending alsnog worden gestolen.

Wat je kan doen om dit te voorkomen:

• End-to-end encryptie met zero-knowledge: mocht het bericht onderweg worden onderschept, is de inhoud onleesbaar voor onbevoegden;
• Beveiligde TLS-verbinding;
• API;
• Relay Service. Ongeacht welk apparaat of e-mailprogramma de ontvanger gebruikt, worden de e-mails veilig verzonden en afgeleverd.

Na verzending

Heb je gevoelige gegevens met de verkeerde persoon gedeeld? Dan is er een kans dat er een datalek ontstaat, wanneer de ontvanger je bericht opent. Eenmaal verzonden is er vaak weinig aan te doen. Het enige wat je kan doen, is hopen dat je e-mail niet wordt gelezen.

Manieren om dit te voorkomen zijn:

• Volgen van verzonden e-mails
• Blokkeren van bestanden, ontvangers en/of e-mailbericht als er informatie foutief verzonden is

Voor elk gevaar een oplossing

Het is goed om te beseffen welke gevaren er zijn. Op deze manier is het makkelijk om te bepalen hoe deze gevaren kunnen worden aangepakt. De juiste e-mailoplossing zal hier dan ook goede functionaliteiten voor hebben. Enkele voorbeelden:

Wil je meer weten over veilig mailen?