Varför säker e-post är ett måste för ditt företag

I dagens sammanlänkade digitala värld är e-post ett väsentligt kommunikationsverktyg för företag i alla storlekar. Det möjliggör snabbt informationsutbyte och samarbete. Men dess bekvämlighet medför även säkerhetsrisker som kan få enorma konsekvenser för ditt företags känsliga information, verksamhet och rykte. Därför är det inte längre enbart ett val utan en nödvändighet att implementera robusta e-postsäkerhetsåtgärder.

"Förebyggande är bättre än botemedel" är ett välkänt uttryck som fortfarande gäller, ändå bortser både offentliga och privata organisationer ofta från dess betydelse. I denna artikel ska vi utforska varför e-postsäkerhet är oumbärlig för att skydda din organisations känsliga data.

1.  Skydda konfidentialitet: säkra känslig information

E-post används ofta för att utbyta känslig data som finansiella rapporter, personligt identifierbar information eller personuppgifter, klientinformation eller immateriell äganderätt.

Utan ordentliga säkerhetsåtgärder kan denna konfidentiella data hamna i fel händer. Det är väsentligt att använda säker e-post eftersom:

• Konfidentialitet: E-postmeddelanden innehåller ofta känslig information. Säker e-post ser till att endast avsedd mottagare kan få tillgång till denna information.
• Integritet:  Säker e-post ser till att e-postmeddelandets innehåll förblir oförändrat under överföring. Detta är avgörande för att förhindra obehöriga ändringar av e-postmeddelandets innehåll.
  
  

Fråga dig själv:

• Hanterar din organisation känslig data om dataskydd?
  
• Delar anställda känslig företagsinformation via e-post?
• Kunde läckt information skada ditt företag?
  

I så fall är en säker e-postlösning ett måste för att skydda denna kritiska information från att hamna i fel händer.

2.    Minska mänskliga misstag

Anställda är en central del av ditt företag, men de kan också oavsiktligt bli en cybersäkerhetsrisk. Mänskliga misstag, som att klicka på phishing-länkar eller skicka känslig information till fel mottagare, är en betydande faktor vid dataläckor.

Robusta e-postsäkerhetslösningar är användarfokuserad och prioriterar de som hanterar känslig data dagligen, inte enbart tekniken. Hur ser en användarfokuserad säkerhetslösning ut? Till exempel:

• En adekvat användarfokuserad säkerhetslösning ger individer befogenhet att skydda data och efterlevnad, i linje med deras ansträngningar snarare än att hindra dem.
• Den är användarvänlig och fungerar intuitivt. Detta främjar användaracceptans, minskar fel och hindrar människor från att kringgå säkerheten.
• Förbättrar effektiviteten och fokuserar: Genom att förenkla säkerhetsprocesser sparas tid och uppmärksamhet riktas mot kärnuppgifter. Denna strategi gynnar inte bara användarna utan avlastar även IT-team.
• Integreras i befintliga arbetsflöden och funktioner på alla enheter och e-postplattformar. Det ger användarfrihet, företagsomfattande acceptans, affärskontinuitet och minskar till sist cybersäkerhetsrisker.
• Den är anpassningsbar och flexibel så att du kan skräddarsy den för dina specifika säkerhetsbehov.
• Den ökar medvetenheten om cyberhot.
  
  

Fråga dig själv:

• Har du anställda? Och är de alltid vaksamma och medvetna om cyberhot?
• Finns det ett vattentätt sätt att förhindra alla mänskliga fel i din organisation?
• Hur teknikorienterade är dina anställda?
• Kan du återkalla e-post om information har skickats till fel person?

Om dessa frågor träffar rätt, blir det viktigt att omfamna människocentrerade e-postsäkerhetsåtgärder.

3.  Efterlevnad av regler

Dataskyddsregler som den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) eller den kaliforniska konsumentdataskyddslagen (CCPA) ställer strikta krav på hur företag hanterar, lagrar och överför personuppgifter. Dessutom har många branscher specifika regler för att skydda kunddata och säkerställa integritet (exempelvis SDK, NTA 7516, HIPAA, PCI osv.). Brister i efterlevnad kan leda till saftiga böter och skada varumärkets rykte.

Enligt den senaste IBM-rapporten "Kostnad för dataläcka 2023" visade organisationer med hög grad av regelbrott en genomsnittlig kostnad på 5,05 miljoner USD, vilket översteg den genomsnittliga kostnaden för en dataläcka med 560 000 USD, en skillnad på 12,6%.

Genom att implementera effektiva e-postsäkerhetsåtgärder hjälper ditt företag att förbli efterlevande, undvika regelbrott och bygga förtroende hos dina kunder genom att visa ditt åtagande för dataskydd.

Fråga dig själv:

• Samlar, lagrar eller använder du data från personer inom EU och omfattas av GDPR?
• Måste du följa SDK?
• Är du medveten om branschspecifika regler som gäller för din verksamhet?
• Är dina nuvarande e-postsäkerhetsåtgärder i linje med dataskyddsregler?
• Kan du bära de ekonomiska och ryktesskador som kommer med regelbrott?

4.  Undvik ekonomiska fallgropar

De ekonomiska konsekvenserna av en dataläcka kan vara enorma och understryker behovet av att implementera strikta e-postsäkerhetsåtgärder. Enligt den senaste rapporten från IBM är den globala genomsnittliga totala kostnaden för en dataläcka imponerande 4,45 miljoner USD. Denna ögonöppnande statistik framhäver de konsekvenser som företag kan möta om de inte ordentligt skyddar sin känsliga information.

Utöver omedelbara ekonomiska förluster utlöser en dataläcka en kedja av utgifter som kan påverka ett företag i flera år. Från rättsliga avgifter och regleringsböter till åtgärder för att rätta till problemen, skada på ryktet och till och med eventuell rättslig tvist, är de ekonomiska följderna mångfacetterade. Dessutom går effekterna bortom enbart ekonomiska konsekvenser. En läcka kan leda till att kunder lämnar och underminerar förtroendet för ditt varumärke, vilket leder till missade affärsmöjligheter.

Cisco publicerade sin 2023 Data Privacy Benchmark Study där de fann att 94% av organisationerna säger att deras kunder inte kommer att köpa från dem om data inte skyddas på rätt sätt.

Källa: Cisco 2023 Data Privacy Benchmark Study

Enligt Ciscos studie från 2023 fortsätter organisationer att prioritera integritet även i en tuff ekonomisk situation: "Genom att sammanföra utgifter och den uppskattade dollarvärdet av fördelarna förblir integritet en mycket attraktiv ekonomisk investering för de flesta organisationer. Den genomsnittliga organisationen upplever fördelar som uppskattas vara 1,8 gånger större än utgifterna" säger Cisco Data Privacy Benchmark Study 2023.

En stark e-postsäkerhet är inte bara en kostnad, det är en investering i att bevara din ekonomiska stabilitet och varumärkesintegritet.

5.  Bevara företagets rykte

Tänk dig om en av dina kunder fick en e-post från ditt företag och senare fick reda på att den skickades från ett komprometterat konto. Eller om en anställd oavsiktligt skickar känslig klientinformation till fel mottagare. Detta skulle inte bara skada kundens förtroende för ditt företag utan även ditt rykte.

E-postsäkerhet handlar inte bara om att skydda data, det handlar om att bevara integriteten hos ditt varumärke. Förtroendet som dina kunder har för ditt företag grundar sig på deras övertygelse om att deras känsliga information förblir konfidentiell och orörd. En läcka, vare sig den kommer från ett komprometterat konto eller en feladresserad e-post, kan snabbt riva ner detta förtroende.

E-postsäkerhet spelar en avgörande roll för att bevara ditt företags rykte och trovärdighet. Genom att implementera åtgärder för att förhindra dataläckor eller obehörig åtkomst och se till att dina e-postmeddelanden skickas från genuina källor kan du bygga och upprätthålla förtroendet hos dina kunder, partners och anställda.

6.  Öka produktiviteten och säkerställa verksamhetskontinuiteten

I dagens snabbrörliga affärsvärld framträder e-post som en tidsbesparande lösning jämfört med traditionella metoder som att skicka fax eller brev. Trots detta är behovet av säker kommunikation lika viktigt. Här kommer användarfokuserad e-postsäkerhet in i bilden och ökar produktiviteten genom att säkerställa enkel användning och förenkla säkerhetsförfaranden. Med intuitiva gränssnitt och realtidsdetektering av hot kan anställda fokusera på sina uppgifter istället för att brottas med komplexiteter. Dessutom minimerar detta tillvägagångssätt säkerhetsrelaterade IT-förfrågningar och möjliggör mer fokuserade ansträngningar.

Cyberattacker och dataläckor kan leda till betydande störningar i ditt företags verksamhet, vilket orsakar driftstopp, förlust av data och skada på ditt rykte. Med en omfattande e-postsäkerhetslösning kan ditt företag proaktivt försvara sig mot mänskliga fel och ständigt utvecklande cybershot.

Genom att förhindra framgångsrika attacker kan ditt säkerhetsteam fokusera på strategiska initiativ istället för att släcka bränder, vilket i sin tur ökar den övergripande produktiviteten och verksamhetskontinuiteten.

7.  Utöver standard e-postpraxis: avancerad säkerhet

Standard e-post är trots sin bekvämlighet drabbad av säkerhetsbrister som härrör från dess teknikorienterade tillvägagångssätt. Till skillnad från säkra e-postlösningar förbiser traditionell e-post den mänskliga faktorn - det mänskliga säkerhetslagret.

Detta innebär att traditionella e-postlösningar misslyckas med att ge användare medvetenhet och verktyg för att effektivt identifiera och reagera på hot. Som ett resultat brister de i att förhindra mänskliga misstag, såsom att bli lurade av phishingbedrägerier eller oavsiktligt dela känslig information. I motsats till detta erkänner säkra e-postlösningar, särskilt de med fokus på användar, vikten av att integrera säkerhetsmedvetande och användarvänliga gränssnitt för att minimera risker som kommer från mänskliga handlingar.

Och om något ändå gick fel är det viktigt att reagera snabbt. Med rätt säker e-postlösning borde det vara möjligt att återkalla felaktigt skickade e-postmeddelanden. På detta sätt kan du förhindra att information delas med obehöriga personer.

Att enbart lita på traditionella eller standard e-postpraxis är inte längre tillräckligt för att skydda känslig data. Avancerade e-postsäkerhetslösningar inkluderar artificiell intelligens, maskininlärning och beteendeanalys för att upptäcka och motverka hot i realtid. Dessa teknologier gör att ditt företag kan vara ett steg före cyberbrottslingar som ständigt utvecklar sina taktiker.

8.  Skydda mot obehörig åtkomst

E-postsäkerhetsåtgärder som zero-knowledge end-to-end encryption och åtkomstkontroller som multifaktorautentisering ser till att endast auktoriserade individer kan få tillgång till företagets e-postmeddelanden och känslig data. Dessa åtgärder är avgörande för att förhindra obehörig åtkomst, även om en anställds autentiseringsuppgifter har komprometterats.

9.  Det är en affärsmässig konkurrensfördel

Enligt Gartners cybersäkerhetsprognoser för 2023 och 2024 börjar organisationer inse att ett integritetsprogram kan möjliggöra en bredare användning av data, differentiera sig från konkurrenter och bygga förtroende hos kunder, partners, investerare och regleringsmyndigheter. Enligt Gartner kommer dock färre än 10% av organisationerna att framgångsrikt ha använt integritet som en affärsmässig konkurrensfördel år 2024.

Att investera i e-postsäkerhet är inte bara ett defensivt drag; det är en strategisk affärsmässig fördel. En stark säkerhetsställning kan locka kunder, partners och investerare som prioriterar dataskydd. Ett företag som prioriterar e-postsäkerhet uppfattas som pålitligt, trovärdigt och ansvarsfullt - egenskaper som skiljer det från konkurrenterna på en konkurrensutsatt marknad. Detta handlar inte bara om kortsiktiga vinster, utan om att bygga en grund för långsiktig framgång.

Genom att visa att du tar dataskydd på allvar etablerar du trovärdighet och inspirerar förtroende. Detta hjälper inte bara till att upprätthålla befintliga relationer utan öppnar även dörrar till nya möjligheter.

Sammanfattningsvis är e-postsäkerhet inte längre en valfri övervägande för företag. Det är en avgörande investering i att skydda ditt företags känsliga data, verksamhet och rykte. Genom att implementera robusta säkerhetsåtgärder, följa regler och främja en kultur av medvetenhet om cybersäkerhet kan din organisation trivas i den digitala tidsåldern samtidigt som du minimerar riskerna.